Τι είναι ένα δελτίο;
Ένα δελτίο είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από την υπηρεσία πληρωτέων λογαριασμών της εταιρείας για να συγκεντρώσει και να καταθέσει όλα τα δικαιολογητικά που απαιτούνται για την έγκριση της πληρωμής μιας υποχρέωσης. Ένα δελτίο είναι ουσιαστικά τα εφεδρικά έγγραφα για πληρωτέους λογαριασμούς. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι οι βραχυπρόθεσμοι λογαριασμοί που οφείλουν οι εταιρείες σε πωλητές και προμηθευτές.
Το κουπόνι είναι σημαντικό επειδή είναι ένας μηχανισμός εσωτερικού λογιστικού ελέγχου που διασφαλίζει ότι κάθε πληρωμή είναι κατάλληλα εξουσιοδοτημένη και ότι τα αγαθά ή οι υπηρεσίες που αγοράζονται πράγματι εισπράττονται.
Βασικές τακτικές
- Ένα δελτίο είναι ένα έγγραφο που χρησιμοποιείται από το τμήμα πληρωμών των εταιρειών που περιέχει τα δικαιολογητικά για ένα τιμολόγιο. Ένα κουπόνι είναι ουσιαστικά τα εφεδρικά έγγραφα για πληρωτέους λογαριασμούς, τα οποία είναι λογαριασμοί που οφείλουν οι εταιρείες σε πωλητές και προμηθευτές. Τα δελτία σε ένα κουπόνι μπορούν να περιλαμβάνουν τον προμηθευτή το οφειλόμενο ποσό, την ημερομηνία λήξης, τους λογαριασμούς γενικού μητρώου και τις αποδείξεις αποστολής. Όλα τα ποσά των οφειλόμενων δελτίων είναι αθροιστικά και το ένα κατ 'αποκοπή ποσό καταγράφεται ως λογαριασμοί πληρωτέοι στον ισολογισμό.
Πώς λειτουργούν τα δελτία
Οι εταιρείες έχουν διάφορες βραχυπρόθεσμες οικονομικές υποχρεώσεις σε προμηθευτές και πωλητές καθ 'όλη τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου. Μια εταιρεία μπορεί να χρειαστεί να αγοράσει αποθέματα ή πρώτες ύλες από προμηθευτές που χρησιμοποιούνται στην παραγωγή των προϊόντων της εταιρείας. Οι προμηθευτές χορηγούν κατ 'ουσίαν παράταση της πίστωσης στην εταιρεία, επιτρέποντας την πληρωμή να πραγματοποιηθεί στο εγγύς μέλλον, όπως 30, 60 ή 90 ημέρες.
Ένα δελτίο είναι ένα έντυπο που περιλαμβάνει όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα που δείχνουν τα οφειλόμενα χρήματα και τυχόν πληρωμές που καταβάλλονται σε προμηθευτή ή πωλητή για ένα οφειλόμενο υπόλοιπο. Το κουπόνι και τα απαραίτητα έγγραφα καταγράφονται στο μητρώο των κουπονιών. Ορισμένα από τα δικαιολογητικά που περιέχονται σε ένα δελτίο μπορούν να περιλαμβάνουν:
- Τιμολόγιο από τον προμηθευτήΠρομηθευτής ή όνομα προμηθευτή προς πληρωμήΠληρωσεις πληρωμής, όπως το οφειλόμενο ποσό, η ημερομηνία λήξης και οποιεσδήποτε εκπτώσεις χορηγούνται από τον προμηθευτή για την έγκαιρη καταβολή του τιμολογίουΠροσθήκη αγοράς της επιχείρησηςΠροσθήκη που δείχνει ότι τα εμπορεύματα παραλήφθηκαν από την εταιρεία από τον προμηθευτήΟ γενικός λογαριασμός Λογαριασμοί που πρέπει να χρησιμοποιούνται για λογιστικούς σκοπούςΕπιδείξεις εξουσιοδοτημένων αντιπροσώπων στην εταιρεία για την αγορά και την πληρωμήΠροβολή πληρωμής και ημερομηνία μετά την καταβολή του τιμολογίου στον προμηθευτή
Το συνολικό ποσό όλων των δελτίων που έχουν οφειλόμενα υπόλοιπα καταχωρούνται ως λογαριασμοί πληρωτέοι στον ισολογισμό. Μόλις πληρωθεί το κουπόνι, η απόδειξη πληρωμής περιλαμβάνεται στο κουπόνι και καταγράφεται ως πληρωμένο κουπόνι.
Πώς τα κουπόνια είναι χρήσιμα
Τα δελτία της εταιρείας χρησιμεύουν ως βασική πηγή στοιχείων όταν διενεργείται έλεγχος. Ένας ελεγκτής εκτελεί μια σειρά διαδικασιών για να καθορίσει εάν οι οικονομικές καταστάσεις είναι απαλλαγμένες από ουσιώδη ανακρίβεια. Τα δελτία αποδεικνύουν ότι τα αγαθά που αγοράστηκαν πράγματι εισπράχθηκαν, γεγονός που υποστηρίζει τον ισχυρισμό του ελεγκτή ότι τα αγαθά και οι υπηρεσίες που καταχωρήθηκαν στις οικονομικές καταστάσεις υπάρχουν πραγματικά. Τα δελτία δικαιολογούν επίσης τις πληρωμές σε μετρητά της επιχείρησης σε πωλητές και τα έγγραφα που τηρούν οι λογαριασμοί του γενικού μητρώου για τη δημοσίευση της συναλλαγής.
Με τη χρήση ενός συστήματος κουπονιών μειώνεται επίσης ο κίνδυνος συνωμότητας των εργαζομένων για την απόκτηση περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας. Οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν διαχωρισμό καθηκόντων για την αποτροπή της κλοπής εργαζομένων, πράγμα που σημαίνει ότι κρίσιμα καθήκοντα ανατίθενται σε διαφορετικούς ανθρώπους εντός του οργανισμού. Το κουπόνι δηλώνει ότι τα καθήκοντα εκτελούνται από πολλούς ανθρώπους και δημιουργεί ένα ίχνος χαρτιού έτσι ώστε ο ελεγκτής να μπορεί να επιβεβαιώσει ότι τα καθήκοντα ήταν κατάλληλα διαχωρισμένα.
Παράδειγμα κουπονιού
Ένα τοπικό εστιατόριο διατάζει το κρέας και τα ψάρια κάθε λίγες μέρες από τους πωλητές του. Ο διαχειριστής του εστιατορίου συμπληρώνει μια εντολή αγοράς για 30 κιλά κρέατος και ο ιδιοκτήτης αρχίζει την εντολή αγοράς για να εγκρίνει την αποστολή. Όταν παραλαμβάνεται η αποστολή, τα περιεχόμενα της αποστολής συγκρίνονται με την παραγγελία προκειμένου να διασφαλιστεί ότι η αποστολή ταιριάζει με αυτό που παραγγέλθηκε. Το εστιατόριο συμπληρώνει μια απόδειξη αποστολής για να τεκμηριώσει τη διαδικασία και η αποστολή αποστολής συγκρίνεται με το τιμολόγιο του πωλητή.
Το κουπόνι, το οποίο αποτελεί εξώφυλλο που εξηγεί τα συνημμένα έγγραφα, περιλαμβάνει την παραγγελία αγοράς, την απόδειξη αποστολής και το τιμολόγιο. Το ποσό αγοράς προστίθεται και καταγράφεται στους λογαριασμούς πληρωτέους στον ισολογισμό μέχρι την καταβολή τους. Ο ιδιοκτήτης ελέγχει όλες τις πληροφορίες των κουπονιών πριν υπογράψει μια επιταγή.
Το κουπόνι περιλαμβάνει επίσης τους λογαριασμούς γενικού βιβλίου που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή της συναλλαγής. Το εστιατόριο, για παράδειγμα, μπορεί να πιστώσει (να αυξήσει) τον λογαριασμό αποθέματος κρέατος και να χρεώσει (μειώσει) τον λογαριασμό μετρητών για να καταγράψει την πληρωμή. Η παραλαβή της πληρωμής και η ημερομηνία καταγράφονται για να δείξει ότι το κουπόνι έχει πληρωθεί. Οι πληρωτέοι λογαριασμοί θα αντικατοπτρίζουν το χαμηλότερο υπόλοιπο που οφείλεται στο τιμολόγιο που καταβάλλεται, αν υποτεθεί ότι δεν δημιουργούνται πρόσθετοι πληρωτέοι λογαριασμοί.
