Η λογιστική διπλής λογιστικής είναι η έννοια ότι κάθε λογιστική συναλλαγή έχει δύο επιπτώσεις στα οικονομικά της εταιρείας. Το γενικό βιβλίο είναι το αρχείο των δύο πλευρών κάθε συναλλαγής. Εάν μια εταιρεία πουλάει ένα προϊόν, τα έσοδά της αυξάνονται και τα μετρητά αυξάνονται κατά ίσο ποσό. Όταν μια εταιρεία δανείζεται κεφάλαια από έναν πιστωτή, το υπόλοιπο μετρητών αυξάνεται, αλλά το υπόλοιπο του χρέους της εταιρείας αυξάνεται κατά το ίδιο ποσό.
Το σύστημα διπλής εισόδου δημιουργεί έναν ισολογισμό αποτελούμενο από στοιχεία του ενεργητικού, του παθητικού και της καθαρής θέσης. Το φύλλο είναι ισορροπημένο, επειδή τα περιουσιακά στοιχεία μιας εταιρείας θα είναι πάντα ίσα με τις υποχρεώσεις της, πλέον μετοχικού κεφαλαίου. Τα περιουσιακά στοιχεία περιλαμβάνουν όλα τα στοιχεία που κατέχει μια εταιρεία, όπως είναι τα αποθέματα, τα μετρητά, τα μηχανήματα, τα κτίρια και ακόμη και τα άυλα στοιχεία όπως τα διπλώματα ευρεσιτεχνίας. Οι υποχρεώσεις αντιπροσωπεύουν όλα όσα η εταιρεία οφείλει σε κάποιον άλλο, όπως οι πληρωτέοι βραχυπρόθεσμοι λογαριασμοί που ανήκουν στους προμηθευτές ή τα μακροπρόθεσμα δάνεια που οφείλονται σε μια τράπεζα. Το μετοχικό κεφάλαιο αντιπροσωπεύει το μερίδιο των ιδιοκτητών στην εταιρεία. Το μετοχικό κεφάλαιο μπορεί να περιλαμβάνει τις εισφορές των ιδιοκτητών στην εταιρεία, συν τα κέρδη της εταιρείας ή μείον τις ζημίες της εταιρείας.
Κάθε εγγραφή έχει πλευρά "χρεωστικής" και "πιστώτριας", η οποία καταγράφεται στο γενικό βιβλίο. Οι λογαριασμοί ενεργητικού αυξάνονται όταν χρεώνονται και μειώνονται όταν πιστώνονται. Αντίθετα, οι υποχρεώσεις και τα ίδια κεφάλαια αυξάνονται όταν πιστώνονται και μειώνονται όταν χρεώνονται. Εάν ένα περιουσιακό στοιχείο αυξάνεται με χρέωση, τότε η πιστωτική πλευρά της εγγραφής είτε θα επηρεάσει ένα άλλο στοιχείο, μειώνοντάς το είτε επηρεάζοντας έναν λογαριασμό παθητικού ή μετοχικού κεφαλαίου, αυξάνοντάς το, προκειμένου να διατηρηθεί το ισοζύγιο ενεργητικού = υποχρεώσεων + μετοχών.
Για παράδειγμα, εάν η Lucie ανοίξει ένα νέο παντοπωλείο, μπορεί να ξεκινήσει την επιχείρηση συνεισφέροντας μερικές από τις δικές της εξοικονομήσεις ύψους 100.000 δολαρίων στην εταιρεία. Η πρώτη εγγραφή στο γενικό μητρώο θα ήταν χρέωση για μετρητά, αύξηση των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας και πίστωση στην Equity, αυξάνοντας το ποσοστό ιδιοκτησίας της Lucie στην εταιρεία. Εάν η Lucie αγοράσει μερικές μονάδες ραφιών για $ 5.000 στην πιστωτική κάρτα της εταιρείας, η επόμενη εγγραφή στο γενικό μητρώο θα είναι χρέωση για εξοπλισμό για $ 5.000, αύξηση των περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας και πίστωση στην Πιστωτική Κάρτα Due για $ 5.000, της εταιρείας.
Για κάθε μεμονωμένο λογαριασμό μπορεί να τηρείται ένα υποκεφάλαιο, το οποίο θα αντιπροσωπεύει μόνο το ήμισυ της εγγραφής. Το γενικό βιβλίο, ωστόσο, έχει το ρεκόρ και για τα δύο μισά της εισόδου. Όταν η Lucie αγοράζει τα ράφια, το υπομενού εξοπλισμού θα δείχνει μόνο το ήμισυ της εγγραφής, το οποίο είναι η χρέωση για εξοπλισμό για $ 5.000. Η υποδιαίρεση της πιστωτικής κάρτας θα περιλαμβάνει ένα αρχείο του άλλου μισού της εγγραφής, μια πίστωση για $ 5.000. Η γενική βιβλιοθήκη θα έχει δύο γραμμές που προστίθενται σε αυτό, δείχνοντας τόσο τη χρέωση και την πίστωση για $ 5.000 το καθένα.
Σύμφωνα με την Wall Street Journal, η έγκαιρη χρήση του συστήματος διπλής εισόδου τεκμηριώθηκε από τον Luca Pacioli τον 15ο αιώνα. Λογιστές στη δεκαετία του 1400 χρησιμοποίησαν στυλό και χαρτί για την τήρηση αρχείων, παρακολουθώντας με προσοχή κάθε διπλή είσοδο. Οι λογιστές σήμερα δεν χρησιμοποιούν συνήθως ένα φυσικό βιβλίο γενικών βιβλίων. Ωστόσο, το σύγχρονο λογισμικό λογιστικής χρησιμοποιεί την ίδια υποκείμενη έννοια της απόσπασης δύο καταχωρήσεων στο γενικό βιβλίο για κάθε συναλλαγή.
