Η υπηρεσία εσωτερικών εσόδων (IRS) έχει κάποιους σκληρούς και γρήγορους κανόνες σχετικά με το πόσο οι φορολογούμενοι θα πρέπει να τηρούν τα φορολογικά τους αρχεία.
Όπως το θέτει η IRS, η διάρκεια της τήρησης των φορολογικών σας αρχείων εξαρτάται από την "ενέργεια, δαπάνη ή συμβάν" που επηρεάζει αυτά τα αρχεία. Οι ενέργειες αυτές και αυτές οι προθεσμίες είναι σημαντικές, καθώς επηρεάζουν το καθεστώς περιορισμού των τροποποιήσεων στη φορολογική σας δήλωση ή στην ικανότητα της ομοσπονδιακής κυβέρνησης να απαιτήσει πρόσθετες πληρωμές φόρων από εσάς.
Η προθεσμία είναι ο χρόνος κατά τον οποίο μπορείτε να τροποποιήσετε τη φορολογική σας δήλωση για να ζητήσετε πίστωση ή επιστροφή χρημάτων ή τον χρόνο κατά τον οποίο το IRS μπορεί να αξιολογήσει πρόσθετο φόρο.
Οι ακόλουθες πληροφορίες είναι απευθείας από την IRS.gov, η οποία αναφέρει πόσο καιρό να κρατήσει τις φορολογικές δηλώσεις εισοδήματος. Τα καθορισμένα έτη αρχίζουν μετά την υποβολή της επιστροφής. Κάθε επιστροφή που έχει κατατεθεί πριν από την ημερομηνία λήξης θεωρείται ότι έχει κατατεθεί κατά την ημερομηνία λήξης.
- Διατηρείτε αρχεία για τρία χρόνια, εάν οι καταστάσεις (4), (5) και (6) παρακάτω δεν ισχύουν για εσάς. Διατηρείτε αρχεία για τρία έτη από την ημερομηνία κατάθεσης της αρχικής σας επιστροφής ή δύο χρόνια από την ημερομηνία που καταβάλατε τον φόρο, ανάλογα με το ποια ημερομηνία είναι αργότερα, εάν υποβάλετε μια αξίωση για πίστωση ή επιστροφή χρημάτων μετά την υποβολή της επιστροφής σας. Κρατήστε τα αρχεία για επτά χρόνια εάν υποβάλετε αξίωση για απώλεια από άχρηστες αξίες ή κακή έκπτωση του χρέους. Κρατήστε τα αρχεία για έξι χρόνια εάν δεν αναφέρετε τα εισοδήματα που πρέπει να αναφέρετε και είναι περισσότερο από το 25% του ακαθάριστου εισοδήματος που εμφανίζεται στην επιστροφή σας. Κρατήστε τα αρχεία επ 'αόριστον εάν δεν υποβάλλετε επιστροφή. Κρατήστε τα αρχεία επ' αόριστον εάν υποβάλετε μια δόλια επιστροφή. τέσσερα έτη μετά την ημερομηνία κατά την οποία ο φόρος καθίσταται απαιτητός ή καταβάλλεται, όποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη.
Σημαντικές ερωτήσεις
Οι ακόλουθες ερωτήσεις πρέπει να εφαρμόζονται σε κάθε εγγραφή, καθώς αποφασίζετε εάν θα φυλάξετε ένα έγγραφο ή θα το πετάξετε:
Τα αρχεία συνδέονται με την ιδιοκτησία;
Το κράτος IRS διατηρεί αρχεία που σχετίζονται με την ιδιοκτησία μέχρι την λήξη της προθεσμίας για το έτος κατά το οποίο διαθέτετε το ακίνητο σε φορολογητέα διάθεση. Ο λόγος για την αποθήκευση αυτών των εγγραφών είναι να καθορίσετε τυχόν απόσβεση, απόσβεση ή έκπτωση εξόφλησης και να προσδιορίσετε το κέρδος ή τη ζημία όταν πωλήσετε ή διαθέσετε το ακίνητο.
Σε γενικές γραμμές, εάν έχετε λάβει ακίνητα σε μια μη μετατρέψιμη ανταλλαγή, η βάση σας σε αυτό το ακίνητο είναι η ίδια με τη βάση του ακινήτου που δώσατε, αυξανόμενο από τα χρήματα που πληρώσατε. Πρέπει να φυλάσσετε τα αρχεία για το παλιό ακίνητο, καθώς και για το νέο ακίνητο, έως ότου λήξει η περίοδος των περιορισμών για το έτος κατά το οποίο διαθέτετε το νέο ακίνητο σε φορολογητέα διάθεση.
Τι πρέπει να κάνω με τα αρχεία μου για σκοπούς μη τακτοποίησης;
Το IRS δηλώνει ότι όταν τα φορολογικά αρχεία δεν απαιτούνται πλέον για συγκεκριμένους φορολογικούς σκοπούς, μην τα διαθέσετε μέχρι να υπάρξει βεβαιότητα ότι δεν θα χρειαστούν για άλλους λόγους. Πολλές φορές, άλλοι φορείς θα απαιτούν φορολογικά έγγραφα για τους δικούς τους σκοπούς. Οι ασφαλιστικές εταιρείες ή οι πιστωτές συχνά σας ζητούν να κρατήσετε αρχεία μεγαλύτερα από τα απαιτούμενα από την IRS. Σε περίπτωση αμφιβολίας, να παίξετε ασφαλές και να κρατήσετε τα αρχεία.
Διαχειριστής συμβουλών
Εάν η IRS διαπιστώσει ένα σημαντικό λάθος στην τρέχουσα επιστροφή σας, θα μπορούσε να επιστρέψει έξι χρόνια στο φορολογικό ιστορικό σας για να ερευνήσει. Ωστόσο, ίσως να θέλετε να διατηρήσετε τις αποδόσεις σας ακόμη και περισσότερο. Τα φορολογικά σας αρχεία συνοψίζουν την οικονομική σας ζωή. Περιέχουν σημαντικά δεδομένα βάσης κόστους που μπορεί να είναι δύσκολο να βρεθούν αρκετά χρόνια από τώρα. Αυτό είναι λιγότερο πρόβλημα σήμερα, επειδή οι θεματοφύλακες του λογαριασμού πρέπει τώρα να αναφέρουν και να μεταφέρουν δεδομένα κόστους με περιουσιακά στοιχεία. Αλλά γιατί να βασιστείτε στον θεματοφύλακα όταν έχετε τις πληροφορίες; Η επιστροφή σας θα επικυρώσει επίσης το εισόδημά σας και αν έχετε συντάξει συντάξεις συνταξιοδότησης. Οι βέλτιστες πρακτικές προτείνουν να διατηρήσετε τις φορολογικές σας δηλώσεις και τα δικαιολογητικά για όσο το δυνατόν περισσότερο. Σε αυτή την εποχή της ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης και της τήρησης αρχείων, είναι εύκολο να το κάνετε.
Neal Frankle, CFP®
Ομάδα πλουτοπαραγωγικών πόρων Westlake Village, CA
