Για μια μικρή επιχείρηση με λίγες συναλλαγές, ένας καταλαβαίνων ιδιοκτήτης επιχείρησης μπορεί να χρησιμοποιήσει το Excel ως υποκατάστατο λογιστικού λογισμικού. Το Excel διαθέτει όλα τα εργαλεία που απαιτούνται για τη δημιουργία και τη διατήρηση ενός γενικού βιβλίου, αλλά απαιτεί μια σωστή κατανόηση της βασικής λογιστικής και της προσοχής στη λεπτομέρεια. Για τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων που δεν είναι βέβαιοι εάν είναι έτοιμοι ή έχουν τους πόρους για να επενδύσουν σε λογιστικά λογισμικά, το Excel μπορεί να είναι ένα καλό μέρος για να αρχίσει η τήρηση λογιστικών αρχείων μέχρι να αγοραστεί το λογισμικό λογιστικής.
Χρησιμοποιώντας το Excel ως Γενική Λογιστική
Μια απλή ρύθμιση της τήρησης αρχείων θα πρέπει πρώτα να περιλαμβάνει στήλες για την ημερομηνία συναλλαγής, περιγραφή συναλλαγής και έναν αριθμό αναφοράς, όπως τιμολόγιο ή αριθμούς ελέγχου. Οι επόμενες στήλες θα απαριθμήσουν κάθε έναν από τους λογαριασμούς που θα χρησιμοποιηθούν κατά τη διάρκεια του έτους. Προσεκτική σκέψη θα πρέπει να γίνει στην επιλογή των λογαριασμών, καθώς θα είναι δύσκολο να επιστρέψετε και να κάνετε αλλαγές αργότερα. Από τα αριστερά προς τα δεξιά, οι πρώτοι λογαριασμοί που αναγράφονται πρέπει να είναι λογαριασμοί λογαριασμού αποτελεσμάτων, αρχής γενομένης με έσοδα και λήξης με έξοδα. Στη συνέχεια θα είναι οι λογαριασμοί ενεργητικού, οι λογαριασμοί υποχρεώσεων και, τέλος, οι λογαριασμοί μετοχών.
Το γενικό βιβλίο χρησιμοποιεί λογιστική διπλής εισόδου για να παρακολουθεί όλες τις συναλλαγές της εταιρείας και είναι σημαντικό να έχουμε μια σταθερή κατανόηση αυτής της έννοιας πριν αρχίσουμε να χρησιμοποιούμε το Excel ως γενικό μητρώο.
Τι είναι η διπλή τήρηση βιβλίων;
Εάν πρόκειται για νέα εταιρεία, η πρώτη συναλλαγή θα είναι πιθανώς τα ίδια κεφάλαια που επενδύθηκαν στην εταιρεία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι ένας επιχειρηματίας που ονομάζεται Jane αποφασίζει να ανοίξει ένα κατάστημα μηχανών. Έχει $ 750.000 από τις αποταμιεύσεις για να ξεκινήσει την επιχείρηση και ανοίγει έναν λογαριασμό ελέγχου επιχειρήσεων με τα κεφάλαια.
Χρησιμοποιώντας έννοιες λογιστικής διπλής λογιστικής, η Jane γνωρίζει ότι η συναλλαγή αυτή θα αυξήσει τον λογαριασμό μετρητών της εταιρείας (η χρεωστική εγγραφή) και θα αντισταθμιστεί από την αύξηση του λογαριασμού της εταιρείας (η εγγραφή πίστωσης). Σε αυτό το σύστημα Excel, όλες οι χρεωστικές εγγραφές θα πρέπει να καταγράφονται ως θετικές τιμές, ενώ όλες οι εγγραφές πίστωσης θα πρέπει να καταγράφονται με αρνητικές τιμές.
Σε αυτό το παράδειγμα, η Jane πρέπει να εισάγει την ημερομηνία συναλλαγής και μια περιγραφή όπως "επένδυση κεφαλαίου" στην πρώτη γραμμή του υπολογιστικού φύλλου. Θα κάνει στη συνέχεια μια θετική εισφορά $ 750.000 στη στήλη του λογαριασμού "μετρητά" του υπολογιστικού φύλλου και μια αρνητική εισροή $ 750.000 στη στήλη "Λογαριασμός Ιδιοκτησίας" του υπολογιστικού φύλλου. Για να επαληθεύσει τους αριθμούς, η Jane θα πρέπει να χρησιμοποιήσει έναν τύπο Sum για να εξασφαλίσει ότι όλες οι καταχωρήσεις σε κάθε γραμμή αθροίζονται σε μηδενικά δολάρια.
Από εκεί, η Jane θα συνεχίσει να εισάγει μια γραμμή για κάθε συναλλαγή. Εάν αγοράζει εξοπλισμό με μετρητά της εταιρείας, η Jane θα εισαγάγει μια συναλλαγή για να εμφανίσει μια χρέωση ή μια θετική καταχώρηση στη στήλη του λογαριασμού "Εξοπλισμός" και μια πίστωση ή μια αρνητική καταχώρηση στη στήλη "μετρητά". Αν πωλεί υπηρεσίες μηχανουργικής κατεργασίας σε έναν πελάτη, θα καταγράψει μια πίστωση στο λογαριασμό "έσοδα" και μια χρέωση σε ένα λογαριασμό "μετοχών".
Τέλος, η συνολική για κάθε στήλη λογαριασμού θα πρέπει να αθροίζεται στο κάτω μέρος του υπολογιστικού φύλλου. Το άθροισμα όλων των λογαριασμών εισοδήματος μπορεί να προστεθεί μαζί για τον υπολογισμό του τρέχοντος καθαρού εισοδήματος. Άλλες στήλες μπορούν να διαμορφωθούν ανάλογα με τις ανάγκες για τον υπολογισμό, για παράδειγμα, των συνολικών στοιχείων του ενεργητικού, των συνολικών υποχρεώσεων και των συνολικών ιδίων κεφαλαίων.
