Τι είναι η αίτηση για προσφορά (RFQ);
Μια αίτηση για προσφορά (RFQ) είναι μια πρόσκληση για αγαθά ή υπηρεσίες στις οποίες μια εταιρεία ζητά από τους προμηθευτές να υποβάλουν προσφορά τιμών και προσφορά για την ευκαιρία να εκπληρώσουν ορισμένα καθήκοντα ή έργα. Ένα RFQ, επίσης γνωστό ως πρόσκληση για υποβολή προσφορών (IFB), αποτελεί συνήθως το πρώτο βήμα για την υποβολή αίτησης υποβολής προτάσεων (RFP). Αυτά τα δύο έγγραφα είναι παρόμοια, δεδομένου ότι παρέχουν λεπτομέρειες για το έργο ή τις υπηρεσίες που απαιτούνται, αλλά οι RFQs γενικά ζητούν μια πιο περιεκτική προσφορά τιμών. Οι RFQ μπορούν να σταλούν μεμονωμένα ή ως συνημμένο σε ένα RFP.
Πώς γίνονται οι αιτήσεις για μια προσφορά
Εκτός από την τιμολόγηση, οι RFQ μπορούν να περιλαμβάνουν λεπτομέρειες όπως όροι πληρωμής, παράγοντες που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την επιλογή της προσφοράς μιας εταιρείας, την προθεσμία υποβολής και τα παρόμοια. Μια κυβερνητική υπηρεσία που επιθυμεί να αγοράσει 500 υπολογιστές με συγκεκριμένο μέγεθος σκληρού δίσκου και ταχύτητα επεξεργασίας, για παράδειγμα, θα στείλει ένα RFQ σε έναν αριθμό προμηθευτών, ως υποψήφιους πλειοδότες.
Επειδή η μορφή RFQ είναι ομοιόμορφη σε μια δεδομένη εταιρεία, όταν οι RFQs επανέλθουν με τις προσφορές τιμών τους, η προσφευγούσα εταιρεία μπορεί να τις συγκρίνει εύκολα. Τυπικά, μια διαδικασία RFQ χωρίζεται σε τέσσερα τμήματα:
Η φάση προετοιμασίας, η φάση επεξεργασίας, η φάση ανάθεσης και η φάση κλεισίματος. Η εταιρεία θα αναθέσει γενικά τη σύμβαση στον πωλητή που πληροί τα ελάχιστα κριτήρια και παρουσιάζει τη χαμηλότερη προσφορά.
Ειδικές εκτιμήσεις: Χρήση RFQ
Οι RFQ δεν είναι δημόσιες ανακοινώσεις. Επειδή η εταιρεία που προσκαλεί στέλνει RFQ μόνο σε επιχειρήσεις που εμπιστεύονται, δεν χρειάζεται να ετοιμάσει τεράστια τεκμηρίωση προμηθειών. Επίσης, σε αντίθεση με μια δημόσια πρόσκληση, μια εταιρεία μπορεί να πάρει πίσω μόνο τον αριθμό των προσφορών που ζήτησε, πράγμα που εξοικονομεί επίσης χρόνο.
Η χρήση ενός RFQ μειώνει το χρόνο που απαιτείται για την προμήθεια αγαθών ή υπηρεσιών. Παρέχει επίσης ένα βαθμό ασφάλειας, καθώς η εταιρεία θα λαμβάνει προσφορές μόνο από προμηθευτές που προτιμά. Από την άλλη πλευρά, επειδή οι RFQ μειώνουν τον ανταγωνισμό, μια εταιρεία μπορεί να χάσει τη λήψη της χαμηλότερης διαθέσιμης τιμής ή να μάθει για νέους πωλητές υψηλής ποιότητας.
Όταν μια εταιρεία λαμβάνει μια προσφορά σε απάντηση σε RFQ, δεν αποτελεί προσφορά ούτε δεσμευτική σύμβαση. Ο δικηγόρος θα προσφέρει την εργασία στον επιλεγμένο πωλητή, αποστέλλοντάς του μια εντολή αγοράς, η οποία στην πραγματικότητα είναι μια σύμβαση που καθορίζει τους όρους και τις προϋποθέσεις της εργασίας. Όταν ένας πωλητής αποδέχεται και υπογράφει την εντολή αγοράς, αρχίζει η σύμβαση.
