Ο Επιχειρησιακός Σχεδιασμός Πόρων (ERP) είναι μια μεθοδολογία προσανατολισμένη στις διαδικασίες που ενσωματώνει συστήματα που χρησιμοποιούνται σε διαφορετικά τμήματα μιας επιχείρησης, επιτρέποντας την εύκολη και ομοιόμορφη ροή πληροφοριών κάτω από καθορισμένους ελέγχους, με τη βοήθεια εφαρμογών λογισμικού και καθορισμένων βέλτιστων πρακτικών.
Αυτό το άρθρο περιγράφει τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται στο ERP και τα χαρακτηριστικά τους για τις διάφορες λειτουργίες που εξυπηρετούν. Για να κατανοήσουμε καλύτερα τα εργαλεία, ας ξεκινήσουμε με τις λειτουργικές απαιτήσεις.
Τι χρειάζεται από ένα σύστημα ERP;
Οποιοδήποτε σύστημα ERP πρέπει βασικά να πληροί τις ακόλουθες λειτουργικές απαιτήσεις.
- Πρέπει να είναι ένα ενοποιημένο σύστημα, με εύχρηστες εφαρμογές και διεπαφές, οι οποίες λειτουργούν απρόσκοπτα σε πολλαπλά τμήματα με την απαραίτητη ελεγχόμενη κοινή βάση δεδομένων AccessA (ή πολλαπλές αλλά κοινές βάσεις δεδομένων) προσβάσιμες μέσω διαφορετικών εφαρμογώνΕργαλεία αναζήτησης και αναφοράς για τη δημιουργία αναφορών βασισμένων σε διάφορες Παράμετροι (όπως "όλες οι παραγγελίες που δεν έχουν παραδοθεί από χθες στην κατηγορία" παιχνίδια ") Εξέλιξη, προσαρμογή και εύκολη ενσωμάτωση ενοτήτων ad hoc, ανάλογα με τις ανάγκες
Τα εργαλεία που πληρούν τις απαιτήσεις του ERP:
Για την κάλυψη των αναγκών των παραπάνω λειτουργικών απαιτήσεων, τα ακόλουθα εργαλεία και εφαρμογές είναι υποχρεωτικά ενσωματωμένα στο σύστημα ERP.
Η αποθήκευση δεδομένων και η διαχείριση πληροφοριών με την καθιερωμένη ροή εργασιών σε διάφορα τμήματα και λειτουργίες αποτελούν τη ραχοκοκαλιά οποιουδήποτε συστήματος ERP. Πολλές λύσεις και εργαλεία είναι διαθέσιμα για την αποθήκευση δεδομένων, τα οποία περιλαμβάνουν σχεσιακές βάσεις δεδομένων από εταιρίες όπως Oracle, Sybase, DB2 και δωρεάν προσφορές ανοιχτού κώδικα όπως Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby κλπ. Άλλα εργαλεία διαχείρισης πληροφοριών μπορεί να περιλαμβάνουν συστήματα διαχείρισης περιεχομένου (CMS) και εφαρμογές αποθετηρίων.
Ανάλογα με τον κλάδο και τις απαιτούμενες λειτουργίες, πρέπει να επιλεγεί η κατάλληλη. Ένας κατασκευαστής μπορεί να βρει μια βάση δεδομένων συναλλαγών όπως η Oracle ή η MySQL για να είναι πιο σχετική, καθώς τα στοιχεία που βασίζονται σε συναλλαγές μετακινούνται μέσω διαφορετικών καταστάσεων (από την κατασκευή έως την απογραφή έως τη σύλληψη της παραγγελίας ή την πώληση προς την κατάσταση της προσφοράς). Από την άλλη πλευρά, μια εταιρία γραφής περιεχομένου σε απευθείας σύνδεση μπορεί να βρει ένα σύστημα αποθετηρίων CMS με έλεγχο έκδοσης που να ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες τους.
Η βάση δεδομένων ή το αποθετήριο μπορεί να είναι είτε ένα κεντρικό είτε ένα πολλαπλό με αυτόματη ροή δεδομένων από τη μια βάση δεδομένων στην άλλη. Η καθορισμένη ροή εργασίας εξασφαλίζει την απρόσκοπτη κίνηση δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων μπορούν να φιλοξενούνται τοπικά ή εξ αποστάσεως ή ακόμα και στο σύννεφο.
· Εφαρμογές και διεπαφές με κατάλληλο έλεγχο δικαιωμάτων:
Η αποθήκευση και διαχείριση δεδομένων απαιτεί πρόσβαση μόνο για ανάγνωση ή επεξεργασία για τη διεκπεραίωση των δεδομένων. Μόλις κατασκευαστούν τα στοιχεία, πρέπει να επισημανθούν ως έτοιμα αποθέματα. Το τμήμα διαχείρισης αποθεμάτων στη συνέχεια το ενημερώνει ως έτοιμο προς πώληση. Μετά από μια αγορά, το στοιχείο πρέπει να ενημερωθεί για την κατάσταση πώλησης και ούτω καθεξής. Για να επιτευχθεί αυτό, οι εύχρηστες εφαρμογές και οι διεπαφές αποτελούν αναπόσπαστο μέρος κάθε συστήματος ERP που έχει επίσης καθορισμένους ελέγχους και δικαιώματα. Για παράδειγμα, όταν ένα στοιχείο έχει επισημανθεί ως πωλημένο, μόνο οι φορείς εκμετάλλευσης του τμήματος εφοδιαστικής πρέπει να είναι σε θέση να το ενημερώνουν περαιτέρω, ενώ αυτοί από το τμήμα κατασκευής ή απογραφής θα πρέπει να έχουν πρόσβαση μόνο για προβολή.
Ομοίως, για ένα εργαλείο ERP που γράφει περιεχόμενο, όταν ένας συγγραφέας υποβάλει το περιεχόμενο στον επεξεργαστή για έλεγχο, μόνο ο επεξεργαστής θα πρέπει να είναι σε θέση να το τροποποιήσει, για να αποφευχθεί η αλληλεπικάλυψη και οι συγκρούσεις περιεχομένου.
Για την ενεργοποίηση αυτών των ελέγχων, των εφαρμογών και των διεπαφών που βασίζονται σε άδειες, κάθε λύσης ERP που μπορεί να βασίζεται σε πρόγραμμα περιήγησης, σε επιτραπέζιες εγκαταστάσεις ή σε εφαρμογές tablet / mobile. Μια κατασκευαστική ομάδα σε μια στάσιμη θέση θα προτιμήσει μια επιφάνεια εργασίας που βασίζεται διεπαφή, ενώ μια ομάδα πωλήσεων συνεχώς σε κίνηση θα επωφεληθούν από ένα πρόγραμμα περιήγησης που βασίζονται διεπαφή ή κινητή εφαρμογή.
Ένα σύστημα ERP αποτελείται από πολλαπλές μονάδες και αποθήκες δεδομένων όπου οι ενημερώσεις και οι ενέργειες δεδομένων ακολουθούν μια λογικά καθορισμένη ακολουθία που βασίζεται στις επιχειρηματικές ανάγκες. Αυτό αποτελεί τη ροή εργασίας. Η ροή εργασίας μπορεί να θεωρηθεί ως το μυαλό που ελέγχει τις διάφορες λειτουργίες του σώματος (ροή του αίματος, του αέρα, των τροφίμων και άλλων προμηθειών, της κίνησης των τμημάτων του σώματος κ.λπ.). Μια σαφώς καθορισμένη ροή εργασιών με κατάλληλη πρόσβαση σε διάφορα επίπεδα είναι το απαραίτητο μέρος οποιασδήποτε λύσης ERP.
Τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συνήθως στο πλαίσιο του ERP περιλαμβάνουν τις ροές εργασίας Agiloft, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Business Management, SimpleECM κ.α.
Το επίπεδο διαχείρισης, το επίπεδο τμήματος, το επίπεδο ομάδας ή η δημιουργία επιμέρους επιπέδου αναφοράς είναι μια άλλη σημαντική απαίτηση για ένα σύστημα ERP. Είναι συνήθως διαθέσιμη είτε σε μορφή πίνακα ελέγχου (με προβολή δεδομένων σε πραγματικό χρόνο - εμφανίζει πληροφορίες όπως παραγγελίες που έχουν ληφθεί αλλά δεν έχουν αποσταλεί ακόμα, αποτυχημένες πληρωμές της τελευταίας εβδομάδας κλπ.) Ή προσαρμόσιμες αναφορές που παράγονται σε κοινές λέξεις- επεξεργασία εφαρμογών όπως υπολογιστικά φύλλα.
Τα περισσότερα εργαλεία αναφοράς και οι πίνακες ελέγχου λειτουργούν σε πραγματικό χρόνο (ή με ελάχιστο χρονικό διάστημα). Όπως και οι εφαρμογές που χρησιμοποιούνται από τα τμήματα για την ενημέρωση δεδομένων, αυτά τα εργαλεία αναφοράς / προβολές του πίνακα ελέγχου είναι διαθέσιμα ως εγκαταστάσεις με βάση το πρόγραμμα περιήγησης ή με επιτραπέζιους υπολογιστές. Περιλαμβάνουν επίσης λειτουργίες αναφορών από το τέλος της ημέρας, οι οποίες παρέχουν τη δυνατότητα αποστολής ηλεκτρονικών μηνυμάτων με αναφορές με διαγράμματα / γραφήματα / πίνακες ως συνημμένα Microsoft Excel ή Word.
· Εργαλεία επικοινωνίας:
Σε κάθε σύστημα που λειτουργεί σε πολλαπλά τμήματα, η επικοινωνία είναι υποχρεωτική. Τα συστήματα ERP διευκολύνουν αυτό προσφέροντας εργαλεία για τη δημιουργία αυτοματοποιημένης αλληλογραφίας με βάση την ενέργεια, άμεσων μηνυμάτων, συνομιλίας ή γενικών χαρακτηριστικών εκπομπής σε επιμέρους και ομαδικά επίπεδα. Ας υποθέσουμε ότι μία παραγγελία έχει επισημανθεί ως "έτοιμη προς αποστολή", θα πρέπει να ενεργοποιηθεί ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα αλληλογραφίας στο τμήμα εφοδιαστικής για να ξεκινήσει η διαδικασία αποστολής. Ή εάν μια κουζίνα κουζίνας πίτσα έχει αναπτύξει ένα πρόβλημα, ένα γενικό μήνυμα εκπομπής μπορεί να σταλεί σε όλα τα άλλα τμήματα για να σταματήσει να λαμβάνει περαιτέρω παραγγελίες.
Περισσότερες λειτουργίες άμεσων μηνυμάτων (όπως αυτές από Lync, Chatter ή Yammer) ενσωματώνονται για εύκολη και άμεση επικοινωνία.
Εκτός από τα παραπάνω εργαλεία που αποτελούν αναπόσπαστο μέρος κάθε συστήματος ERP, υπάρχουν και άλλα που μπορούν να ενσωματωθούν ανάλογα με τις ανάγκες:
Πολλά αναλυτικά εργαλεία μπορούν να ενσωματωθούν στο σύστημα ERP για επιχειρησιακή νοημοσύνη, προγνωστική ανάλυση, εξόρυξη δεδομένων και συναφή ανάλυση. Αυτά τα αναλυτικά εργαλεία χρησιμοποιούνται για να αποκτήσουν πολύτιμες γνώσεις για τη δημιουργία στρατηγικών επιχειρηματικών αποφάσεων με βάση τα διαθέσιμα δεδομένα (όπως η παρακολούθηση της συμπεριφοράς των καταναλωτών γύρω από τις αγορές διακοπών, τα συγκριτικά αποτελέσματα για τα προϊόντα σε ράφι κόκκινου χρώματος που έχει περισσότερες πωλήσεις από αυτές με μπλε ράφι κ.λπ.)
· Εργαλεία κατανομής πόρων και προγραμματισμού εργασιών:
Τα συστήματα ERP μπορούν επίσης να ενσωματώσουν εργαλεία για την κατανομή πόρων μεταξύ των τμημάτων και των καθηκόντων (για βιομηχανίες υψηλής έντασης εργασίας). Αυτά τα εργαλεία λειτουργούν με βάση την απλή αρχή του ορισμένου χρόνου που απαιτείται από μια εργασία / έργο ενάντια στο χρονοδιάγραμμα διαθεσιμότητας πόρων. Κατά την ολοκλήρωση της εργασίας, ο πόρος αποδίδεται αυτόματα σε μια νέα εργασία που ταιριάζει με τις δεξιότητές του ή τοποθετείται σε μια ομάδα για την επόμενη ανάθεση. Τα εργαλεία έχουν λειτουργικότητα για χειροκίνητη παρέμβαση στο επίπεδο εποπτών σε περίπτωση καθυστέρησης μιας εργασίας. Τα πλεονεκτήματα περιλαμβάνουν σαφή ορατότητα σχετικά με τον τρέχοντα και μελλοντικό φόρτο εργασίας, τη βέλτιστη χρήση των πόρων, τη διερεύνηση των δυνατοτήτων αυτοματοποίησης κ.λπ.
· Άλλα πρόσθετα χαρακτηριστικά: Τα ERP συστήματα μπορούν να ενσωματώσουν ενότητες για Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού, Διαχείριση Έργων, Συστήματα Παρακολούθησης Χρόνου, Διαχείριση Εγγράφων κλπ., Σύμφωνα με τις επιχειρηματικές ανάγκες. Υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός εργαλείων που διατίθενται ειδικά για κάθε κλάδο και είδος λειτουργίας, και οι προμηθευτές ERP παρέχουν τη βοήθειά τους σε ενδιαφερόμενους πελάτες για την επιλογή της καλύτερης εφαρμογής. Διαδίκτυο είναι πάντα διαθέσιμο για την αυτοβοήθεια για να πάρει τις απαιτούμενες πληροφορίες.
Η κατώτατη γραμμή:
Το ERP είναι ένα πολύπλοκο πλαίσιο για την υλοποίηση και συνήθως χρειάζεται έναν εξειδικευμένο προμηθευτή για υλοποίηση. Δύο μεγάλα σημεία συμφόρησης που εντοπίζονται με εφαρμογές ERP είναι το υψηλό κόστος και η μη τήρηση των βέλτιστων πρακτικών. Ενώ το κόστος μπορεί να μετριαστεί σε κάποιο βαθμό με την προσεκτική αξιολόγηση διαφορετικών προμηθευτών και την αξιολόγηση των ελεύθερων εργαλείων ανοιχτού κώδικα, η άλλη πρόκληση των αποτυχιών λόγω της έλλειψης προσκόλλησης στις βέλτιστες πρακτικές μπορεί να μετριαστεί με εστιασμένη κατάρτιση προς τους εργαζομένους. Η σωστή αξιολόγηση στα αρχικά στάδια, η συνεργασία με πωλητές με σωστή τεχνογνωσία και η σαφής εκπόνηση απαιτήσεων εξαρτάται από την αποτελεσματική και επιτυχημένη υλοποίηση των εργαλείων ERP. (Για σχετική ανάγνωση, βλ. "Μελέτες Περίπτωσης για τον Επιτυχημένο Σχεδιασμό Επιχειρησιακών Πόρων")
