Σύμφωνα με τη λογιστική αρχή της λογιστικής, τα έσοδα και τα έξοδα υπολογίζονται όταν κερδίζονται. Αυτό διαφέρει από τη λογιστική βάση των ταμειακών διαθεσίμων, όπου αναφέρονται όταν τα μετρητά εισέρχονται και εξέρχονται από την επιχείρηση. Οι περισσότεροι λογιστές θεωρούν ότι η μέθοδος της λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση είναι μια καλύτερη μέτρηση της κερδοφορίας για τους σκοπούς της κατάστασης λογαριασμού αποτελεσμάτων.
Η πλειοψηφία των εταιρειών χρησιμοποιεί τη λογιστική σε δεδουλευμένη βάση ως την τυπική λογιστική πρακτική, παρόλο που είναι πιο περίπλοκη και υποκειμενική από την ταμειακή λογιστική. Οι περισσότερες εταιρείες έχουν ορισμένες μορφές πληρωτέων καθυστερημένων λογαριασμών και εισπρακτέους λογαριασμούς, όπως πωλήσεις με πίστωση ή έργα που παράγουν ροές εσόδων για μεγάλο χρονικό διάστημα. Αυτά τα γεγονότα έχουν πραγματικό αντίκτυπο στις λειτουργίες της επιχείρησης, ακόμη και αν δεν εισπράττονται άμεσα μετρητά.
Για παράδειγμα, μια εταιρεία που πωλεί ένα κομμάτι επίπλων σε πίστωση καταγράφει την πώληση αμέσως, όχι μετά από όλες τις πληρωμές που έχουν τελικά ληφθεί. Όταν έχουν ληφθεί πληρωμές πριν από την παροχή μιας υπηρεσίας ή όταν ένα αγαθό έχει πράγματι πραγματοποιηθεί και παραδοθεί, η μέθοδος λογιστικής σε δεδουλευμένη βάση αντιμετωπίζει το γεγονός ως υποχρέωση. Η εταιρεία αναγνωρίζει τα έσοδα με τον παραδοσιακό τρόπο μόνο όταν έχει εισπραχθεί πλήρης πληρωμή.
Σχεδόν πάντοτε, η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση αντιμετωπίζει την αναγνώριση εξόδων βάσει της αναγνώρισης των σχετικών εσόδων. Αυτό είναι γνωστό ως αρχή αντιστοίχισης. Αυτή η αρχή, όπως υπαγορεύεται από τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP), ισχύει τόσο για την πώληση αγαθών όσο και για την παροχή επαγγελματικών υπηρεσιών. Χωρίς αυτό, οι οικονομικές καταστάσεις θα αποκαλύψουν πολύ λίγες χρήσιμες πληροφορίες επειδή οι αναγνώστες δεν θα είχαν ακριβή εκτίμηση των περιουσιακών στοιχείων και των υποχρεώσεων.
Κάθε φορά που μια συναλλαγή καταγράφεται κατά τη διάρκεια μιας λογιστικής περιόδου, αλλά τα έσοδα σε μετρητά δεν εισπράττονται μέχρι την επόμενη λογιστική περίοδο, οι λογιστές τη λένε ως δεδουλευμένα έσοδα. Ομοίως, τα δεδουλευμένα έξοδα αφορούν τις δαπάνες που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια μίας περιόδου αλλά καταβάλλονται σε άλλη. Η λογιστική σε δεδουλευμένη βάση είναι υποχρεωτική για κάθε επιχείρηση που διατηρεί απογραφή. Για όσους διαθέτουν πωλήσεις κάτω των 10 εκατομμυρίων δολαρίων, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μια υβριδική μέθοδος δεδουλευμένης λογιστικής και ταμειακής λογιστικής, εφόσον χρησιμοποιείται η μέθοδος δεδουλευμένων εσόδων για πωλήσεις, αγορές και αποθέματα.
Το επιχειρηματικό λογισμικό, όπως το QuickBooks, έχει γίνει εξαιρετικά δημοφιλές για τις επιχειρήσεις και τα άτομα. Ενώ πολλοί παράγουν τόσο ταμειακές όσο και δεδουλευμένες εκθέσεις βάσης, η προεπιλεγμένη ρύθμιση είναι σχεδόν πάντοτε δεδουλευμένη.
Ενώ η μέθοδος απόκτησης δείχνει με μεγαλύτερη ακρίβεια τα εισοδήματα και τις εισπράξεις από το εισόδημα των επιχειρήσεων, καθιστά επίσης πιο δύσκολο να γνωρίζουμε πόσα μετρητά είναι πραγματικά διαθέσιμα. Οι επιχειρήσεις που δεν παρακολουθούν προσεκτικά τις ταμειακές ροές τους ξεχωριστά από τη λογιστική τους σε δεδουλευμένη βάση θα μπορούσαν να αντιμετωπίσουν σοβαρά προβλήματα ταμειακών ροών. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για εκείνες τις επιχειρήσεις που εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τους πιστωτικούς λογαριασμούς και τις καθυστερημένες πληρωμές από τους πελάτες τους.
