Ο μηδενικός προϋπολογισμός είναι μια λογιστική πρακτική που αναγκάζει τους διαχειριστές να σκεφτούν πώς κάθε δολάριο δαπανάται σε κάθε περίοδο προϋπολογισμού. Μπορεί να έχει τόσο οφέλη όσο και μειονεκτήματα.
Μηδενικός προϋπολογισμός: Μια επισκόπηση
Ο Pete Pyhrr ανέπτυξε την ιδέα του μηδενικού προϋπολογισμού στη δεκαετία του 1970 ενώ ήταν διαχειριστής λογαριασμών στο Texas Instruments. Τα τελευταία χρόνια, τόσο η Fortune 500 όσο και οι εταιρείες ιδιωτικών κεφαλαίων υιοθέτησαν αυτήν την τεχνική κατάρτισης του προϋπολογισμού.
Μια μελέτη από την στρατηγική Accenture σχετικά με τη μηδενική σκέψη που δημοσιεύθηκε το 2018 διαπίστωσε ότι από το 2013 έως το 2017, αυτή η μέθοδος κατάρτισης προϋπολογισμού αυξήθηκε εκθετικά μεταξύ των 85 μεγαλύτερων εταιρειών στον κόσμο με ποσοστό 57% κάθε χρόνο. Αυτές οι εταιρείες περιλαμβάνουν την Kraft Heinz Co, την Mondelez International Inc. και την Unilever PLC.
Στο παραδοσιακό προϋπολογισμό, οι εταιρείες ξεκινούν με τον προϋπολογισμό της προηγούμενης περιόδου ως πρότυπο και στη συνέχεια βασίζονται σε αυτό. Συνήθως, κάθε νέος προϋπολογισμός αυξάνεται σταδιακά σε σύγκριση με τον προϋπολογισμό της προηγούμενης περιόδου και οι εταιρείες πρέπει να δικαιολογούν μόνο νέες δαπάνες.
Ο μηδενικός προϋπολογισμός αποκλίνει από τον παραδοσιακό προϋπολογισμό, καθώς ο προϋπολογισμός για κάθε νέα περίοδο δημιουργείται ξεκινώντας από μια "μηδενική βάση". Πρέπει να δικαιολογούν κάθε δαπάνη πριν την προσθήκη στον νέο προϋπολογισμό - ακόμη και τα παλαιά και επαναλαμβανόμενα έξοδα.
Τα σημαντικότερα πλεονεκτήματα είναι οι ευέλικτοι προϋπολογισμοί, οι επικεντρωμένες επιχειρήσεις, το χαμηλότερο κόστος και η πιο πειθαρχημένη εκτέλεση. Τα μειονεκτήματα περιλαμβάνουν τις δυνατότητες έντασης πόρων, που χειρίζονται από καταλαβαίνω διαχειριστές, και μεροληψία για βραχυπρόθεσμο σχεδιασμό.
Οφέλη από τον μηδενικό προϋπολογισμό
Τα οφέλη αυτής της μεθόδου προϋπολογισμού περιλαμβάνουν:
Οι διαχειριστές πρέπει να δικαιολογούν όλες τις λειτουργικές δαπάνες
Ο μηδενικός προϋπολογισμός εξασφαλίζει ότι οι διαχειριστές σκέφτονται για το πώς δαπανάται κάθε δολάριο, κάθε περίοδο προϋπολογισμού. Αυτή η διαδικασία τους υποχρεώνει επίσης να δικαιολογήσουν όλα τα λειτουργικά έξοδα και να εξετάσουν ποιες περιοχές της επιχείρησης δημιουργούν έσοδα.
Διατηρεί τα Έξοδα Κληρονομιάς υπό έλεγχο
Στο παραδοσιακό προϋπολογισμό, τα κληροδοτημένα κόστη ενδέχεται να μην εξετάζονται για χρόνια μέχρι να υπάρξει κάποιο είδος οικονομικού κλονισμού που να αναγκάζει την εταιρεία να λάβει ακραίες ενέργειες. Τα έξοδα έχουν την τάση να αυξάνονται με την πάροδο του χρόνου, με κάθε τμήμα να προστατεύει τον προϋπολογισμό της από περικοπές. Αυτή η προσέγγιση μπορεί να είναι μυωπική και, με την πάροδο του χρόνου, μπορεί να οδηγήσει σε σημαντική λανθασμένη κατανομή των πόρων. Εάν γίνει σωστά, ο μηδενικός προϋπολογισμός μπορεί να αποτρέψει κάτι τέτοιο.
Ενώ οι διαχειριστές πρέπει να δικαιολογούν όλες τις δαπάνες με μηδενικό προϋπολογισμό, γενικά, δεν έχει σημασία αν ο νέος προϋπολογισμός είναι υψηλότερος ή χαμηλότερος από τον προηγούμενο.
Μειονεκτήματα του μηδενικού προϋπολογισμού
Υπάρχουν επίσης πολλά μειονεκτήματα όσον αφορά τον μηδενικό προϋπολογισμό:
Μπορεί να ανταμείβει βραχυπρόθεσμη σκέψη
Μία από τις σημαντικότερες αδυναμίες του μηδενικού προϋπολογισμού είναι ότι μπορεί να ανταμείψει τη βραχυπρόθεσμη σκέψη μετατοπίζοντας τους πόρους προς τις περιοχές των επιχειρήσεων που θα αποφέρουν έσοδα κατά το επόμενο ημερολογιακό έτος ή την περίοδο προϋπολογισμού. Ως αποτέλεσμα, ορισμένες περιοχές εταιρειών που συνήθως θεωρούνται ως μακροπρόθεσμες επενδύσεις που δεν συνδέονται άμεσα με τα έσοδα, όπως η έρευνα και ανάπτυξη ή η κατάρτιση των εργαζομένων, ενδέχεται να αφήνουν μικρότερους προϋπολογισμούς από ό, τι πραγματικά χρειάζονται. Αυτό θα μπορούσε ενδεχομένως να βλάψει μια εταιρεία επειδή, παρόλο που οι περιοχές αυτές δεν θα αποφέρουν έσοδα βραχυπρόθεσμα, είναι συχνά τα κλειδιά για να παραμείνουν ανταγωνιστικοί μακροπρόθεσμα.
Ένταση πόρων
Ο προϋπολογισμός βάσει μηδενικής βάσης είναι επίσης έντασης πόρων. Χρειάζεται πολύ περισσότερος χρόνος και προσπάθεια για να επανεξετάσουμε και να αιτιολογήσουμε προσεκτικά κάθε στοιχείο του προϋπολογισμού αντί να τροποποιήσουμε έναν υπάρχοντα προϋπολογισμό και να επανεξετάσουμε μόνο νέα στοιχεία. Εξαιτίας αυτού, ορισμένοι επικριτές υποστηρίζουν ότι τα οφέλη από τη μηδενική κατάρτιση προϋπολογισμού δεν δικαιολογούν το κόστος του χρόνου.
Χειρισμóς απó τους υπεύθυνους διαχείρισης
Επιπλέον, η διαδικασία μπορεί να διεξαχθεί από καταξιωμένους διαχειριστές για να συγκεντρωθούν περισσότεροι πόροι στα τμήματα τους. Εάν συμβεί κάτι τέτοιο, μπορεί να οδηγήσει σε αλλαγή στον πολιτισμό όπου υπάρχει μειωμένος πνεύμα συνεργασίας στην εταιρεία, καθώς οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι είναι αναλώσιμοι.
Βασικές τακτικές
- Ο προϋπολογισμός βάσει μηδέν διαφέρει από τον παραδοσιακό προϋπολογισμό, καθώς οι εταιρείες που το χρησιμοποιούν δημιουργούν έναν προϋπολογισμό για κάθε νέα περίοδο. Τα οφέλη αυτής της μεθόδου περιλαμβάνουν ότι μπορεί να μειώσει το κόστος διατηρώντας παλιές και νέες δαπάνες υπό έλεγχο. Πιθανά μειονεκτήματα είναι ότι μπορεί να ανταμείψει βραχυπρόθεσμη σκέψη, να είναι έντονη για τους πόρους, και θα μπορούσε να χειραγωγηθεί από καταλαβαίνω διαχειριστές.
