Οι χρεωστικές σημειώσεις είναι μια μορφή απόδειξης ότι μία επιχείρηση έχει δημιουργήσει μια νόμιμη χρεωστική είσοδο κατά τη διάρκεια μιας συναλλαγής με άλλη επιχείρηση. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν ένας αγοραστής επιστρέφει υλικά σε έναν προμηθευτή και χρειάζεται να επικυρώσει το επιστρεφόμενο ποσό. Στην περίπτωση αυτή, ο αγοραστής εκδίδει χρεωστικό σημείωμα που αντικατοπτρίζει τη λογιστική συναλλαγή.
Μια επιχείρηση μπορεί να εκδώσει ένα χρεωστικό σημείωμα σε απάντηση σε ένα ληφθέν πιστωτικό σημείωμα. Τα λάθη (συχνά χρεώσεις τόκων και χρεώσεων) σε τιμολόγιο πώλησης, αγοράς ή δανείου ενδέχεται να παρακινήσουν μια επιχείρηση να εκδώσει χρεωστικό σημείωμα για να διορθώσει το σφάλμα.
Βασικές τακτικές
- Ένα χρεωστικό σημείωμα είναι μια γραπτή συναλλαγή που δηλώνει ότι μία επιχείρηση έχει αναλάβει οικονομική δράση ως αποτέλεσμα της αντιμετώπισης μιας άλλης επιχείρησης. η σημείωση αντιστοιχεί σε ένα χρεωστικό σημείωμα σε ένα λογιστικό ημερολόγιο. Οι συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων χρησιμοποιούν χρεωστικά και πιστωτικά σημειώματα. όλες οι σημειώσεις είναι χρονολογημένες, περιλαμβάνουν έναν αύξοντα αριθμό, περιγραφή της συναλλαγής, λεπτομέρειες της επιστροφής και τις υπογραφές των εμπλεκόμενων ατόμων. Ένα τιμολογιακό τιμολόγιο, το οποίο αργότερα επιδίωξε να αποκαταστήσει ένας προμηθευτής, θα αποτελούσε χαρακτηριστικό παράδειγμα χρεωστικού σημειώματος. ένα κατάστημα που επιστρέφει προϊόντα στον προμηθευτή του και θέλει να επιστραφεί θα ήταν ένα άλλο παράδειγμα.
Χρεωστικές σημειώσεις στις συναλλαγές
Οι χρεωστικές σημειώσεις και τα πιστωτικά χαρτονομίσματα συμμετέχουν σχεδόν πάντα στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B). Αντιστοιχεί σε χρεωστικές και πιστωτικές εγγραφές στα λογιστικά ημερολόγια, τα οποία χρησιμεύουν και ως απόδειξη προηγούμενης επιχειρηματικής συναλλαγής. Μπορούν επίσης να αναφέρονται ως χρεωστικά σημειώματα.
Τα χρεωστικά σημειώματα συνήθως περιλαμβάνουν όλες τις ίδιες γενικές πληροφορίες: την ημερομηνία του σημειώματος, έναν αύξοντα αριθμό, μια σύντομη περιγραφή της προηγούμενης συναλλαγής, λεπτομέρειες σχετικά με τα επιστραφέντα στοιχεία (συμπεριλαμβανομένων των φόρων επί των πωλήσεων και αναφορά στο τιμολόγιο) και τις υπογραφές της κατάλληλης εταιρείας αρχές.
Είναι πολύ πιθανό να ακούσετε ένα χρεωστικό σημείωμα μετά από ένα τιμολόγιο κάτω από το τιμολόγιο. Ας υποθέσουμε ότι ένας προμηθευτής έστειλε υλικά αξίας 10.000 $ σε έναν πελάτη, αλλά απέστειλε μόνο τιμολόγιο για $ 9.500. Μόλις καταλάβει το λάθος του, ο προμηθευτής μπορεί να υποβάλει χρεωστικό σημείωμα στον πελάτη του για τη διαφορά των $ 500 για να επιλύσει το πρόβλημα και να προβεί σε κατάλληλες προσαρμογές στα λογιστικά του αρχεία.
Οι χρεωστικές σημειώσεις, οι χρεωστικές σημειώσεις, οι χρεωστικές αποδείξεις και τα τιμολόγια είναι παρόμοιου χαρακτήρα και είναι όλα νόμιμα έγγραφα που αποδεικνύουν οικονομικές συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων. Ωστόσο, ο όρος "χρεωστική παραλαβή" χρησιμοποιείται σπάνια, εάν χρησιμοποιείται πάντα στις συναλλαγές B2B.
Έσοδα χρέωσης
Υπάρχει κάποια ασάφεια μεταξύ των όρων "χρεωστικό σημείωμα" και "χρεωστική παραλαβή". Μερικές φορές μια χρεωστική απόδειξη χρησιμοποιείται εναλλακτικά με ένα χρεωστικό σημείωμα - άλλοτε, οι χρεωστικές αποδείξεις προορίζονται μόνο να περιγράψουν τα γραπτά αρχεία που αποδεικνύουν ότι ένας πελάτης οφείλει χρήματα σε μια εταιρεία. Είναι σπάνιο να χρησιμοποιείται ο όρος χρεωστική απόδειξη που χρησιμοποιείται για συναλλαγές B2B.
Τιμολόγια
Μια χρεωστική ή χρεωστική απόδειξη είναι πολύ παρόμοια με ένα τιμολόγιο. Η κύρια διαφορά είναι ότι τα τιμολόγια εμφανίζουν πάντα μια πώληση, όπου οι χρεωστικές σημειώσεις και οι χρεωστικές αποδείξεις αντικατοπτρίζουν τις προσαρμογές ή τις αποδόσεις των συναλλαγών που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί.
Οι χρεωστικές σημειώσεις μπορούν επίσης να αντικατασταθούν από τα παραδοσιακά τιμολόγια όταν παρέχεται ένα αγαθό ή μια υπηρεσία που είναι εκτός του συνήθους πεδίου δραστηριότητας. Αυτό βοηθά στη διάκριση της συναλλαγής και για τα δύο λογιστικά τμήματα και επίσης διατηρεί την εταιρεία έκδοσης από τη δημιουργία ενός νέου τύπου τιμολογίου.
Οι συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων βασίζονται συνήθως στην επέκταση της πίστωσης, όπου ο πωλητής αποστέλλει μια αποστολή σε μια εταιρεία πριν από την πληρωμή και στη συνέχεια τιμολογεί την εταιρεία για το οφειλόμενο ποσό μετά την παράδοση. χρεώσεις και πιστώσεις είναι η λογιστική μέθοδος που χρησιμοποιείται για την παρακολούθηση αυτών των συναλλαγών.
Επιστροφή υλικών
Σκεφτείτε τις χρεωστικές σημειώσεις ως απαιτήσεις έναντι επιχειρηματικών σφαλμάτων. Στην περίπτωση των επιστρεφόμενων αγαθών από έναν αγοραστή σε έναν πωλητή ή προμηθευτή, το χρεωστικό σημείωμα δείχνει την αλλαγή στα βιβλία αγοραστών (λογιστικά ημερολόγια) και τα αιτήματα που επιστράφηκαν. Ο προμηθευτής / πωλητής στέλνει συχνά ένα πιστωτικό σημείωμα ως απόδειξη της αντιστροφής.
Για παράδειγμα, εξετάστε την περίπτωση όπου η εταιρεία XYZ επιστρέφει υλικό στον προμηθευτή της, την εταιρεία ABC. Για να αποδείξει το ποσό πρέπει να επιστραφεί, η XYZ συντάσσει ένα χρεωστικό σημείωμα. Η αρχική αγορά ήταν για $ 5.000, οπότε το χρεωστικό σημείωμα θα έπρεπε να αντικατοπτρίζει το κόστος των υλικών καθώς και τους τοπικούς συντελεστές φόρου επί των πωλήσεων. Οι φόροι και το κόστος των αγαθών θα πρέπει να είναι πάντα ξεχωριστά στοιχεία γραμμής στη σημείωση.
Με την παραλαβή, η ABC θα πρέπει να δημιουργήσει ένα μικρό πιστωτικό σημείωμα ως απόδειξη κατανόησης και στη συνέχεια να επιστρέψει (ή να προσφέρει πίστωση) στο XYZ (εφ 'όσον το χρεωστικό σημείωμα περιέχει σωστές πληροφορίες).
Τόκοι / Επιτροπή απαιτήσεων
Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση οφείλει ενδιαφέρον σε έναν πιστωτή ή προμήθεια σε τρίτο για παρεχόμενες υπηρεσίες. Σε μια τέτοια περίπτωση, το χρεωστικό σημείωμα εκδίδεται συνήθως για να απαντήσει σε ένα ληφθέν πιστωτικό σημείωμα, αλλά ένας οφειλέτης θα μπορούσε πάντοτε να εκδώσει ένα χωρίς προειδοποίηση.
Τα χρεωστικά δάνεια που εισπράττονται από την Επιτροπή είναι κοινά μεταξύ των μητρικών και των θυγατρικών. Οι χρεωστικοί τίτλοι εισπρακτέοι τόκοι μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προσαρμογή των προκαταβολών ή ως απλή μορφή τήρησης αρχείων.
