Περιοδική απογραφή έναντι διαρκούς απογραφής: Επισκόπηση
Τα συστήματα περιοδικών και διαρκών απογραφών είναι δύο αντιφατικές λογιστικές μέθοδοι που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για την παρακολούθηση της ποσότητας των προϊόντων που διαθέτουν. Συνολικά, το σύστημα διαρκούς απογραφής προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με το περιοδικό σύστημα και χρησιμοποιείται πλέον από όλους τους σημαντικούς λιανοπωλητές. Ωστόσο, ένας ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης πρέπει ακόμα να λάβει υπόψη του εάν τα οφέλη από την εγκατάσταση ενός συστήματος διαρκούς απογραφής θα αντισταθμίσουν το πρόσθετο κόστος.
Περιοδική απογραφή
Το περιοδικό σύστημα χρησιμοποιεί μια περιστασιακή φυσική μέτρηση για τη μέτρηση του επιπέδου απογραφής και του κόστους των πωληθέντων προϊόντων (COGS). Οι αγορές εμπορευμάτων καταγράφονται στον λογαριασμό αγορών. Ο λογαριασμός αποθέματος και ο λογαριασμός του κόστους πώλησης αγαθών ενημερώνονται στο τέλος μιας καθορισμένης περιόδου - αυτό μπορεί να γίνεται μία φορά το μήνα, μία φορά το τρίμηνο ή μία φορά το χρόνο. Το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι μια σημαντική λογιστική μετρική, η οποία, όταν αφαιρείται από τα έσοδα, δείχνει το μικτό περιθώριο μιας εταιρείας.
Το κόστος των αγαθών που πωλούνται στο πλαίσιο του περιοδικού συστήματος απογραφής υπολογίζεται ως εξής:
Αρχή Ισοζυγίου Αποθέματος + Κόστος Αποθέματος Αγορών - Κόστος Αποτέλεσμα Απογραφής = Κόστος Πωληθέντων Αγαθών
Δεδομένου ότι οι επιχειρήσεις συχνά μεταφέρουν προϊόντα σε χιλιάδες, η εκτέλεση μιας φυσικής μέτρησης μπορεί να είναι δύσκολη και χρονοβόρα. Φανταστείτε να κατέχετε ένα κατάστημα προμηθειών γραφείου και να προσπαθείτε να μετρήσετε και να καταγράψετε κάθε στυλό σε απόθεμα. Τώρα πολλαπλασιάστε αυτό για μια αλυσίδα εφοδιασμού γραφείων. Για τους λόγους αυτούς, πολλές εταιρείες εκτελούν μια φυσική μέτρηση μόνο μία φορά το ένα τέταρτο ή ακόμη και μία φορά το χρόνο. Για τις εταιρείες που τελούν υπό περιοδικό σύστημα, αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός απογραφής και το κόστος πωληθέντων αγαθών δεν είναι αναγκαστικά πολύ φρέσκο ή ακριβές.
Συνεχής απογραφή
Αντίθετα, το διαρκές σύστημα παρακολουθεί συνεχώς τα υπόλοιπα των αποθεμάτων, με ενημερώσεις που γίνονται αυτόματα κάθε φορά που λαμβάνεται ή πωλείται ένα προϊόν. Οι αγορές και οι επιστροφές καταγράφονται αμέσως στον λογαριασμό απογραφής. Όσο δεν υπάρχει κλοπή ή ζημιά, το υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος πρέπει να είναι ακριβές. Το κόστος του λογαριασμού πώλησης αγαθών ενημερώνεται συνεχώς καθώς πραγματοποιείται κάθε πώληση. Τα συστήματα διαρκούς απογραφής χρησιμοποιούν ψηφιακή τεχνολογία για την παρακολούθηση απογραφής σε πραγματικό χρόνο, χρησιμοποιώντας ενημερώσεις που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε κεντρικές βάσεις δεδομένων.
Σε ένα παντοπωλείο που χρησιμοποιεί το σύστημα διαρκούς απογραφής, όταν τα προϊόντα με γραμμωτούς κώδικες μεταφέρονται και πληρώνονται, το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τα επίπεδα αποθεμάτων σε μια βάση δεδομένων.
Βασικές διαφορές
Τα λογιστικά συστήματα περιοδικών απογραφών είναι κατά κανόνα καλύτερα προσαρμοσμένα στις μικρές επιχειρήσεις λόγω των εξόδων απόκτησης της τεχνολογίας και του προσωπικού για την υποστήριξη ενός διαρκούς συστήματος. Μια επιχείρηση, όπως μια αντιπροσωπεία αυτοκινήτων ή μια γκαλερί τέχνης, μπορεί να ταιριάζει καλύτερα στο περιοδικό σύστημα λόγω του χαμηλού όγκου πωλήσεων και της σχετικής ευκολίας του μη αυτόματου εντοπισμού αποθέματος. Ωστόσο, η έλλειψη ακριβών πληροφοριών σχετικά με το κόστος των πωληθέντων αγαθών ή τα υπόλοιπα των αποθεμάτων κατά τις περιόδους κατά τις οποίες δεν υπήρξε πρόσφατος αριθμός φυσικών απογραφών θα μπορούσε να εμποδίσει τις επιχειρηματικές αποφάσεις.
Οι επιχειρήσεις με υψηλό όγκο πωλήσεων και πολλαπλά καταστήματα λιανικής πώλησης (όπως τα καταστήματα τροφίμων ή τα φαρμακεία) χρειάζονται συστήματα διαρκούς απογραφής. Η τεχνολογική πτυχή του συστήματος διαρκούς απογραφής έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως η δυνατότητα ευκολότερης αναγνώρισης των σφαλμάτων που σχετίζονται με τα αποθέματα. Το διαρκές σύστημα μπορεί να παρουσιάσει εκτενώς όλες τις συναλλαγές σε επίπεδο επιμέρους μονάδας. Στο πλαίσιο του διαρκούς συστήματος, οι διαχειριστές είναι σε θέση να κάνουν το κατάλληλο χρονοδιάγραμμα των αγορών με σαφή γνώση της ποσότητας των αγαθών που είναι διαθέσιμα σε διάφορες τοποθεσίες. Η ακριβέστερη παρακολούθηση των επιπέδων απογραφής παρέχει επίσης έναν καλύτερο τρόπο παρακολούθησης προβλημάτων όπως η κλοπή.
- Το σύστημα περιοδικού αποθέματος χρησιμοποιεί μια περιστασιακή φυσική μέτρηση για τη μέτρηση του επιπέδου απογραφής και του κόστους των πωληθέντων αγαθών (COGS). Το διαρκές σύστημα παρακολουθεί συνεχώς τα υπόλοιπα των αποθεμάτων, με ενημερώσεις που γίνονται αυτόματα κάθε φορά που λαμβάνεται ή πωλείται ένα προϊόν. τα συστήματα είναι κατά κανόνα καλύτερα προσαρμοσμένα στις μικρές επιχειρήσεις, ενώ οι επιχειρήσεις με υψηλό όγκο πωλήσεων και πολλαπλά καταστήματα λιανικής πώλησης (όπως τα καταστήματα τροφίμων ή τα φαρμακεία) χρειάζονται συστήματα διαρκούς απογραφής.
