Ποιοι είναι οι λογαριασμοί πληρωτέοι;
Με τον αυστηρά καθορισμένο ορισμό, ο όρος "πληρωτέοι λογαριασμοί" αναφέρεται σε μια υποχρέωση, στην οποία μια εταιρεία οφείλει χρήματα σε έναν ή περισσότερους πιστωτές. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν εσφαλμένα ότι οι πληρωτέοι λογαριασμοί αφορούν τα έξοδα ρουτίνας των βασικών λειτουργιών μιας εταιρείας, ωστόσο αυτή είναι μια εσφαλμένη ερμηνεία του όρου.
Το υπόλοιπο των πληρωτέων λογαριασμών μιας εταιρείας είναι ένα κοινό σημείο στατιστικών στοιχείων που περιλαμβάνεται στην έκθεση δαπανών που μελετάται κατά την επισκόπηση των γενικών οικονομικών καταστάσεων μιας εταιρείας. Ως εκ τούτου, οι πληρωτέοι λογαριασμοί είναι μια κρίσιμη μέτρηση για να αναλυθεί πότε μια εταιρεία πρόκειται να εξεταστεί για πιθανή δραστηριότητα συγχώνευσης ή απόκτησης. Τα έξοδα μιας επιχείρησης περιλαμβάνονται επίσης στις οικονομικές καταστάσεις μιας εταιρείας. Και ενώ οι πληρωτέοι λογαριασμοί και οι δαπάνες συνδέονται σίγουρα μεταξύ τους, είναι ουσιαστικά ανεξάρτητες έννοιες.
Λογαριασμός Υποχρεώσεων έναντι Λογαριασμού Εξόδων
Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει διάκριση μεταξύ υποχρεώσεων και εξόδων είναι η ανάλυση παρελθόντων και μελλοντικών ενεργειών. Όταν οι υποχρεώσεις είναι εκείνες οι υποχρεώσεις που δεν πληρώνονται ακόμη, τα έξοδα είναι υποχρεώσεις που έχουν ήδη καταβληθεί σε μια προσπάθεια δημιουργίας εσόδων.
Οι υποχρεώσεις εμφανίζονται στον ισολογισμό μιας εταιρείας, γεγονός που δείχνει μια σαφή και εύληπτη εικόνα της οικονομικής κατάστασης μιας εταιρείας για συγκεκριμένη ημερομηνία. Καταγράφονται παραδοσιακά στο υποκεφάλαιο "πληρωτέοι λογαριασμοί" κατά την πληρωμή του τιμολογίου. Ως "εγγυημένο" (γνωστό και ως "εγγεγραμμένο") νοείται ότι το τιμολόγιο εγκρίνεται για πληρωμή και ότι έχει εγγραφεί στο γενικό μητρώο ως ανεξόφλητη υποχρέωση, όπου η πράξη πληρωμής εξακολουθεί να βρίσκεται σε εξέλιξη. Οι πληρωτέοι αυτοί αναφέρονται συχνά ως "εμπορικοί πληρωτέοι".
Οι λογαριασμοί ευθυνών περιλαμβάνουν τους τόκους που οφείλονται σε δάνεια από τους πιστωτές - γνωστά ως "πληρωτέοι τόκοι", καθώς και τυχόν φορολογικές υποχρεώσεις που έχουν συσσωρευθεί από μια εταιρεία, οι οποίες είναι γνωστές ως "πληρωτέοι φόροι".
Το χρέος που οφείλεται στους πιστωτές συνήθως πρέπει να καταβληθεί μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα 30 ημερών ή λιγότερο. Το πιο σημαντικό, αυτές οι πληρωμές δεν περιλαμβάνουν ένα γραμμάτιο. Από την άλλη πλευρά, οι υποχρεώσεις υποθήκης δεν θα ομαδοποιηθούν με πληρωτέους λογαριασμούς επειδή στην πραγματικότητα έρχονται με συνημμένο γραμμάτιο. Για το λόγο αυτό, οι υποχρεώσεις ενυπόθηκων δανείων υπάγονται σε "πληρωτέα χαρτονομίσματα", τα οποία ταξινομούνται ως χωριστή κατηγορία δαπανών.
Τα "Έξοδα" εμφανίζονται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων της εταιρείας, η οποία αναλύει τα έσοδα και τα έξοδα, για να μεταφέρει καθαρό εισόδημα για μια δεδομένη περίοδο. Ένα παράδειγμα μιας δαπάνης συναλλαγής θα είναι οποιοδήποτε κόστος που προκύπτει, ενώ ένας πωλητής προσπαθεί να παράγει έσοδα σε ένα ταξίδι δικτύωσης. Αυτά τα έξοδα μπορεί να περιλαμβάνουν στέγαση, δείπνα πελατών, ενοικιάσεις αυτοκινήτων, βενζίνη, είδη γραφείου και υλικά πολυμέσων που χρησιμοποιούνται για παρουσιάσεις.
Λογιστικά μέτρα παρακολούθησης
Δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι η παρακολούθηση των πληρωτέων λογαριασμών μπορεί να είναι ένα πολύπλοκο και δαπανηρό έργο. Για το λόγο αυτό, οι εταιρείες συνήθως απασχολούν λογιστές και λογιστές που συχνά χρησιμοποιούν προηγμένο λογισμικό λογιστικής για την παρακολούθηση των τιμολογίων και τη ροή των εξερχόμενων χρημάτων. Αυτές οι ευθύνες παρακολούθησης καθίστανται εκθετικά πιο περίπλοκες με τις μεγάλες επιχειρήσεις που έχουν πολλαπλές επιχειρηματικές γραμμές και με μεγάλους παραγωγούς προϊόντων που παράγουν πολυάριθμες αποθεματικές μονάδες (ή SKU). Για τέτοιες οντότητες, το λογιστικό προσωπικό στηρίζεται όλο και περισσότερο στη χρήση εξειδικευμένων λύσεων αυτοματοποίησης λογαριασμών πληρωτέων - οι οποίες συχνά αναφέρονται ως "ePayables" για την απλούστευση των διαδικασιών με την αυτοματοποίηση των εγγράφων και των χειροκίνητων στοιχείων που σχετίζονται με το συντονισμό τιμολογίων ενός οργανισμού.
