Γενικά περιοδικά εναντίον γενικών βιβλίων: Επισκόπηση
Όταν πρόκειται για την παρακολούθηση των οικονομικών μιας επιχείρησης, ένα σύστημα διπλής εισόδου που χρησιμοποιεί τόσο ένα γενικό βιβλίο όσο και ένα γενικό περιοδικό είναι αναμφίβολα η καλύτερη μέθοδος για την παρακολούθηση των συνολικών στατιστικών στοιχείων και τη διατήρηση των λειτουργιών ομαλά και αποδοτικά. Αλλά για να κατανοήσουμε πραγματικά πώς λειτουργεί το σύστημα καταγραφής λογιστικής διπλής εισόδου, θα πρέπει πρώτα να εκτιμήσετε τις διάφορες λειτουργίες που σχετίζονται με τα δύο βασικά στοιχεία: τα γενικά μητρώα και τα γενικά περιοδικά.
Βασικές τακτικές
- Μια γενική εφημερίδα αναφέρεται σε ένα βιβλίο αρχικής καταχώρησης στο οποίο οι λογιστές και οι λογιστές καταγράφουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές, προκειμένου, ανάλογα με την ημερομηνία γεγονότα συμβαίνουν. Το γενικό βιβλίο καταγράφει πέντε σημαντικά στοιχεία λογιστικής: περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, το κεφάλαιο του ιδιοκτήτη, τα έσοδα και τα έξοδα. Οι πρόοδοι στην τεχνολογία το έχουν καταστήσει οι περισσότεροι άνθρωποι δεν χρειάζεται να τηρούν ξεχωριστά κάθε βιβλίο λογαριασμών.
Γενικά περιοδικά
Με απλά λόγια, ένα γενικό περιοδικό αναφέρεται σε ένα βιβλίο αρχικής καταχώρησης στο οποίο οι λογιστές και οι λογιστές καταγράφουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές, προκειμένου, ανάλογα με την ημερομηνία που συμβαίνουν τα γεγονότα. Ένα γενικό περιοδικό είναι ο πρώτος τόπος όπου καταγράφονται τα δεδομένα και κάθε σελίδα του στοιχείου διαθέτει διαχωριστικές στήλες για ημερομηνίες, σειριακούς αριθμούς, καθώς και χρεωστικά ή πιστωτικά αρχεία. Ορισμένες οργανώσεις διατηρούν εξειδικευμένα περιοδικά, όπως περιοδικά αγοράς ή περιοδικά πωλήσεων, που καταγράφουν μόνο συγκεκριμένους τύπους συναλλαγών.
Παρά την πρόοδο στην τεχνολογία λογισμικού, θα υπάρχει πάντα η ανάγκη να καταγράφονται μη συνήθεις συναλλαγές σε γενικά περιοδικά, όπως πωλήσεις περιουσιακών στοιχείων, επισφαλείς απαιτήσεις και αποσβέσεις.
Μόλις μία συναλλαγή καταγραφεί σε ένα γενικό περιοδικό, τα ποσά καταχωρούνται στη συνέχεια στους κατάλληλους λογαριασμούς, όπως εισπρακτέοι λογαριασμοί, εξοπλισμός και συναλλαγές σε μετρητά.
Γενικά Βιβλία
Ένα γενικό βιβλίο είναι ένα βιβλίο ή αρχείο που χρησιμοποιούν οι βιβλιοπώλες για την καταγραφή όλων των σχετικών λογαριασμών. Το γενικό βιβλίο καταγράφει πέντε σημαντικά λογιστικά στοιχεία: περιουσιακά στοιχεία, υποχρεώσεις, κεφάλαια του ιδιοκτήτη, έσοδα και έξοδα. Κάθε λογαριασμός είναι ένας πίνακας σε σχήμα Τ σε δύο στήλες. Ο λογιστής τοποθετεί συνήθως τον τίτλο του λογαριασμού στο πάνω μέρος του "T" και καταγράφει τις χρεωστικές εγγραφές στην αριστερή πλευρά και τις εγγραφές πίστωσης στα δεξιά. Ο γενικός λογαριασμός εμφανίζει μερικές φορές επιπλέον στήλες για στοιχεία όπως η περιγραφή συναλλαγής, η ημερομηνία και ο αριθμός σειράς. Οι συναλλαγές από τα γενικά περιοδικά καταχωρούνται σε λογαριασμούς γενικού μητρώου, στη συνέχεια υπολογίζονται τα υπόλοιπα και μεταφέρονται από το γενικό μητρώο σε ένα ισοζύγιο δοκιμών.
Ειδικές εκτιμήσεις
Σήμερα, οι περισσότεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν λογισμικό για την καταγραφή συναλλαγών σε γενικά ημερολόγια και γενικά περιοδικά, τα οποία έχουν εκσυγχρονίσει δραματικά αυτές τις βασικές δραστηριότητες τήρησης αρχείων. Στην πραγματικότητα, το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού λογισμικού διατηρεί ένα κεντρικό αποθετήριο όπου μπορείτε να καταγράψετε τις καταχωρήσεις του ημερολογίου και του περιοδικού. Ωστόσο, η πρόοδος στην τεχνολογία καθιστά ευκολότερη και λιγότερο κουραστική την καταγραφή συναλλαγών και δεν χρειάζεται να τηρούμε χωριστά κάθε βιβλίο λογαριασμού. Το άτομο που εισάγει δεδομένα σε οποιαδήποτε ενότητα του λογισμικού της λογιστικής ή της λογιστικής της εταιρείας σας μπορεί να μην γνωρίζει καν αυτά τα αποθετήρια. Σε πολλές από αυτές τις εφαρμογές λογισμικού, το άτομο που εισάγει δεδομένα πρέπει να κάνει κλικ σε ένα αναπτυσσόμενο μενού για να εισαγάγει μια συναλλαγή σε ένα ημερολόγιο ή ένα ημερολόγιο.
