W

Τι είναι μια φόρμα W-9;

Το έντυπο W-9 είναι μια φόρμα υπηρεσίας εσωτερικών εσόδων (IRS), η οποία χρησιμοποιείται για την επιβεβαίωση του ονόματος, της διεύθυνσης και του αριθμού αναγνώρισης του φορολογούμενου (TIN) ενός ατόμου για σκοπούς απασχόλησης ή άλλους σκοπούς δημιουργίας εισοδήματος. Η επιβεβαίωση μπορεί να ζητηθεί είτε για ένα άτομο που ορίζεται ως πολίτης των ΗΠΑ είτε ως πρόσωπο που ορίζεται ως κάτοικος αλλοδαπού.

Ένα έντυπο W-9 είναι επίσης γνωστό ως έντυπο αίτησης για αριθμό φορολογικού μητρώου φορολογουμένων και πιστοποίησης.

Τα βασικά του εντύπου W-9

Το έντυπο W-9 αποτελεί επίσημη γραπτή αίτηση παροχής πληροφοριών και χρησιμοποιείται αποκλειστικά για την επιβεβαίωση του αριθμού αναγνώρισης του φορολογούμενου (TIN) ενός ατόμου. Μια οντότητα που υποχρεούται να καταθέσει ένα ενημερωτικό έγγραφο στο IRS, όπως το Έντυπο 1099, πρέπει να λάβει το σωστό ΔΕΝ για να αναφέρει τυχόν κέρδη ή ζημίες που μπορεί να επηρεάσουν την ομοσπονδιακή φορολογική σας δήλωση ή το φορολογητέο εισόδημά σας. Για τα περισσότερα άτομα, το TIN θα είναι ο αριθμός κοινωνικής ασφάλισης τους (SSN).

Το W-9 διαφέρει από το έντυπο W-4 - το οποίο προσφέρεται πιο συχνά από τους υπαλλήλους για να κατευθύνει τους εργοδότες - δεδομένου ότι το W-9 δεν φροντίζει εγγενώς για την παρακράτηση οποιωνδήποτε φόρων. Οι τυχόν απαιτούμενοι φόροι που βασίζονται σε κέρδη που σχετίζονται με την παρεχόμενη W-9 είναι ευθύνη του κατόχου της TIN που αναφέρεται στο έγγραφο, εκτός εάν ο φορολογούμενος υπόκειται σε παρακράτηση φόρου. Εάν απαιτείται παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας, θα πρέπει να σημειωθεί στο W-9, για να ενημερωθεί σωστά η οντότητα που λαμβάνει τις πληροφορίες σχετικά με την ανάγκη να παρακρατηθεί αναλόγως.

Βασικές τακτικές

• Το W-9 είναι ένα επίσημο έντυπο που παρέχεται από το IRS για εργοδότες ή άλλες οντότητες για την επαλήθευση του ονόματος, της διεύθυνσης και του φορολογικού αριθμού αναγνώρισης ενός ατόμου που λαμβάνει εισόδημα. Οι πληροφορίες που λαμβάνονται από ένα έντυπο W-9 χρησιμοποιούνται συχνά για να δημιουργήσουν ένα 1099 φορολογική μορφή, η οποία απαιτείται για σκοπούς καταχώρησης του φόρου εισοδήματος. Οι πληροφορίες που συλλέγονται από μια οντότητα σε έντυπο W-9 δεν μπορούν να γνωστοποιηθούν για κανέναν άλλο σκοπό, σύμφωνα με αυστηρούς κανονισμούς περί απορρήτου.

Χρήση πληροφοριών W-9

Οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται σε ένα έντυπο W-9 χρησιμοποιούνται συχνότερα για τη δημιουργία μιας έκδοσης του εντύπου 1099. Το Έντυπο 1099 περιέχει πληροφορίες σχετικά με τυχόν εισόδημα που μπορεί να έχει εισπράξει ο κάτοχος TIN, το οποίο κανονικά δεν θα αναφέρεται σε W-2. Αυτό περιλαμβάνει, χωρίς να περιορίζεται σε αυτά, τα εισοδήματα που καταβάλλονται σε ένα πρόσωπο ως μέρος μιας σύμβασης. ορισμένες συναλλαγές ακινήτων · τόκοι ενυπόθηκων δανείων που καταβάλλονται από ένα άτομο · μερίσματα που καταβάλλονται για μια επένδυση · και διάφορες άλλες οικονομικές συναλλαγές.

Το IRS απαιτεί εκείνους που δεν ορίζονται ως πολίτες των ΗΠΑ ή αλλοδαποί κάτοικοι να χρησιμοποιούν το κατάλληλο έντυπο W-8 στη θέση ενός εντύπου W-9.

Ένα Έντυπο 1099 πρέπει να εκδίδεται μόνο αφού επιτευχθεί το κατώτατο ελάχιστο όριο εισοδήματος το οποίο καθορίζεται σε 600 δολάρια από το 2018. Τα ποσά κάτω από αυτό το όριο πρέπει να αναφέρονται ως έσοδα από τον κάτοχο του TIN αλλά δεν απαιτούν έντυπο 1099.

Παρόλο που οι εργαζόμενοι υποχρεούνται νομικά να παρέχουν ορισμένες προσωπικές πληροφορίες στους εργοδότες τους, το απόρρητο των εργαζομένων προστατεύεται από το νόμο. Ένας εργοδότης που αποκαλύπτει προσωπικά στοιχεία του υπαλλήλου με οποιονδήποτε μη εξουσιοδοτημένο τρόπο μπορεί να υποβληθεί σε αστική και ποινική δίωξη.

Οδηγίες βήμα προς βήμα

Το έντυπο W-9 είναι ένα από τα πιο απλά έντυπα IRS για να ολοκληρωθεί, αλλά αν οι φόροι σας κάνουν νευρικό, μην ανησυχείτε. Θα σας οδηγήσουμε στον κατάλληλο τρόπο για να το ολοκληρώσετε.

Βήμα 1: Πληκτρολογήστε το όνομά σας όπως εμφανίζεται στη φορολογική σας δήλωση. Εύκολο, σωστά;

Βήμα 2: Εισαγάγετε το όνομα της επιχείρησής σας ή το όνομα της "μη ληφθείσας οντότητας", εάν διαφέρει από το όνομα που καταχωρίσατε για το βήμα 1. Για παράδειγμα, ίσως είστε μοναδικός κάτοχος, αλλά για λόγους μάρκετινγκ, δεν χρησιμοποιείτε το προσωπικό σας όνομα Επωνυμία Επιχείρησης; Αντίθετα, κάνετε "δουλειά ως" κάποιο άλλο όνομα. Θα εισάγετε αυτό το όνομα εδώ. Όσον αφορά το τμήμα που δεν έχει ληφθεί υπόψη, αν δεν ξέρετε τι είναι, πιθανώς δεν είστε ένας. Ο πιο συνηθισμένος τύπος μη ελεγχόμενης οντότητας είναι μία μονοπρόσωπη εταιρεία περιορισμένης ευθύνης. Οι μοναδικές επιχειρήσεις και οι εταιρίες S δεν ταξινομούνται ποτέ ως ανεξάρτητες οντότητες.

Βήμα 3: Ποιος τύπος επιχειρηματικής οντότητας είστε για την ομοσπονδιακή φορολογική ταξινόμηση: ατομική επιχείρηση, εταιρική σχέση, εταιρεία C, εταιρία S, εμπιστοσύνη / περιουσία, εταιρεία περιορισμένης ευθύνης ή "άλλη"; Ελέγξτε το κατάλληλο πλαίσιο. Αν δεν είστε σίγουροι, πιθανόν να είστε μόνος ιδιοκτήτης, επειδή θα έπρεπε να υποβάλετε πολλά έγγραφα για να γίνετε μια από τις άλλες οντότητες.

Βήμα 4: Εξαιρέσεις. Είναι πιθανό ότι θα αφήσετε αυτά τα κουτιά κενά. Ακολουθούν μερικές εξαιρέσεις:

1. Οι δικαιούχοι που απαλλάσσονται από την παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας, όπως οι εταιρείες (στις περισσότερες περιπτώσεις), ενδέχεται να χρειαστεί να εισαγάγουν έναν κωδικό στο πλαίσιο "Κωδικός δικαιούχου εξαιρέσεων". Οι οδηγίες του εντύπου W-9 απαριθμούν τους απαλλασσόμενους δικαιούχους και τους κωδικούς τους καθώς και τους τύπους πληρωμών για τους οποίους πρέπει να χρησιμοποιηθούν αυτοί οι κωδικοί. Οι επιχειρήσεις που συμπληρώνουν ένα W-9 για την παραλαβή των τόκων ή των μερισμάτων θα εισάγουν τον κωδικό "5." Οι δικαιούχοι που απαλλάσσονται από την αναφορά βάσει του νόμου περί φορολογικής συμμόρφωσης για το ξένο λογαριασμό (FATCA) ενδέχεται να χρειαστεί να εισαγάγουν έναν κωδικό στο " Εξαίρεση από τον κώδικα αναφοράς FATCA ". Κανένα από αυτά τα πλαίσια δεν θα ισχύει για τον τυπικό ανεξάρτητο ανάδοχο ή ελεύθερο επαγγελματία.

Βήμα 5: Καταχωρίστε τη διεύθυνση, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα. Τι γίνεται αν η διεύθυνση κατοικίας σας είναι διαφορετική από την επαγγελματική σας διεύθυνση; Ποια διεύθυνση πρέπει να δώσετε στο έντυπο W-9; Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση που θα χρησιμοποιήσετε στη φορολογική σας δήλωση. Για παράδειγμα, αν είστε ιδιοκτήτης που μισθώνει γραφείο, αλλά αρχειοθετείτε τη φορολογική σας δήλωση χρησιμοποιώντας τη διεύθυνση κατοικίας σας, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση κατοικίας σας στη φόρμα W-9 έτσι ώστε το IRS να μην έχει πρόβλημα με τα 1099s με τη φόρμα 1040.

Βήμα 6: Σε αυτό το προαιρετικό βήμα, μπορείτε να δώσετε το όνομα και τη διεύθυνση του αιτούντος. Ενδεχομένως να θέλετε να συμπληρώσετε αυτό το πλαίσιο για να φυλάξετε τα στοιχεία για τα οποία δώσατε τον αριθμό φορολογικού σας μητρώου.

Βήμα 7: Το IRS καλεί αυτή την ενότητα Μέρος Ι, η οποία πρέπει να σας κάνει να αναρωτιέστε τι όλα τα βήματα που μόλις ολοκληρώσατε ήταν. Εδώ πρέπει να δώσετε τον αριθμό φορολογικού μητρώου της επιχείρησής σας, ο οποίος θα είναι είτε ο ατομικός σας αριθμός κοινωνικής ασφάλισης (SSN) αν είστε αποκλειστικός ιδιοκτήτης, είτε ο αριθμός ταυτοποίησης του εργοδότη σας (EIN) εάν είστε άλλος τύπος επιχείρησης. Τώρα, μερικοί ιδιοκτήτες έχουν επίσης EIN, αλλά η IRS προτιμά ότι οι μοναδικοί ιδιοκτήτες χρησιμοποιούν τα SSN τους στο έντυπο W-9. Και πάλι, με αυτόν τον τρόπο θα διευκολυνθεί η αντιστοίχιση των τυχόν 1099 που λαμβάνετε με τη φορολογική σας δήλωση, την οποία θα καταθέσετε στο SSN σας.

Τι γίνεται αν η επιχείρησή σας είναι καινούργια και δεν διαθέτει EIN; Μπορείτε ακόμα να συμπληρώσετε τη φόρμα W-9. Το IRS λέει ότι πρέπει να υποβάλετε αίτηση για τον αριθμό σας και να γράψετε "αίτηση για" στον χώρο για το TIN. Θα θελήσετε να πάρετε αυτόν τον αριθμό το συντομότερο δυνατό, επειδή, μέχρι να το κάνετε, θα υποβληθείτε σε παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας. Μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για ένα EIN στην ιστοσελίδα του IRS. Δείτε τις οδηγίες παρακάτω για το Βήμα 8, Μέρος ΙΙ, για περισσότερα σχετικά με την παρακράτηση αντιγράφων ασφαλείας.

Βήμα 8: Στο Μέρος ΙΙ, πρέπει να βεβαιώνετε την ειλικρίνεια όλων των πληροφοριών σας προτού μπορέσετε να υπογράψετε τη φόρμα W-9. Προειδοποιώντας ότι βρίσκεται σε μια φορολογική μορφή θα μπορούσε να σημαίνει ότι θα πρέπει να πληρώσετε πρόστιμο ή να πάτε στη φυλακή. το IRS δεν μπερδεύει. Πριν υπογράψετε το έντυπο W-9, εδώ πρέπει να δηλώσετε τις δηλώσεις που πρέπει να βεβαιώσετε, υπό την ποινή του ψευδορκισμού:

• Εάν σκέφτεστε να χρησιμοποιήσετε έναν "κληροδοτημένο", κλεμμένο ή καταγεγραμμένο αριθμό φορολογικού μητρώου, σκεφτείτε δύο φορές πριν περάσετε κάτω από τον όρκο.

• Οι περισσότεροι φορολογούμενοι απαλλάσσονται από την παρακράτηση φόρου. Εάν δεν έχετε ιδέα για το τι αφορά το IRS εδώ, ίσως είστε απαλλαγμένοι. Εάν δεν είστε απαλλαγμένοι από απαλλαγή, η IRS θα σας ειδοποιήσει και η εταιρεία που σας πληρώνει θα πρέπει να γνωρίζει γιατί υποχρεούται να παρακρατήσει φόρο εισοδήματος από την αμοιβή σας με κατ 'αποκοπή ποσοστό 28% και να την στείλει στο IRS. Παρεμπιπτόντως, τώρα ξέρετε έναν άλλο καλό λόγο να μην εξαπατήσετε τη φορολογική σας δήλωση: Ίσως χρειαστεί να ενημερώσετε έναν μελλοντικό πελάτη για αυτό και αυτό θα μπορούσε να κάνει την εταιρεία να σκεφτεί δύο φορές για σας. Το στοιχείο (γ) λέει βασικά ότι αν υποβληθήκατε κάποτε σε παρακράτηση παρακράτησης, αλλά δεν είναι πια, κανείς δεν χρειάζεται να ξέρει.

• Εάν είστε κάτοικος αλλοδαπός, είστε ξεκάθαροι. Το IRS θεωρεί επίσης ως «πρόσωπο των ΗΠΑ» ως εταιρική σχέση, εταιρία, εταιρεία ή ένωση που δημιουργήθηκε ή οργανώθηκε στις Ηνωμένες Πολιτείες ή σύμφωνα με τους νόμους των Ηνωμένων Πολιτειών. ένα εγχώριο κτήμα? και μια εγχώρια εμπιστοσύνη. Εάν η επιχείρησή σας είναι εταιρική σχέση με ξένο εταίρο, ισχύουν ειδικοί κανόνες. διαβάστε σχετικά με αυτές στις οδηγίες για να σχηματίσουν W-9. Εάν δεν είστε πολίτης των ΗΠΑ, ίσως χρειαστεί να συμπληρώσετε την φόρμα W-8 ή το έντυπο 8233.

• Πιθανώς δεν θα χρειαστεί να ανησυχείτε για αυτό το θέμα, το οποίο σχετίζεται με το νόμο περί φορολογικής συμμόρφωσης στο εξωτερικό.

Λίγο περισσότερους πόντους προτού συνδεθείτε

Το Έντυπο W-9 σας λέει να διαγράψετε το στοιχείο 2 παραπάνω αν έχετε ενημερωθεί από το IRS ότι είστε υπό συζήτηση για παρακράτηση λογαριασμού, επειδή δεν έχετε καταθέσει όλα τα ενδιαφέροντα και τα μερίσματα στη φορολογική σας δήλωση.

Μπορείτε να διαγράψετε το στοιχείο 2 εάν συμπληρώσετε το έντυπο W-9 σε σχέση με μια συναλλαγή ακινήτων. Το στοιχείο 2 δεν ισχύει σε αυτή την περίπτωση, οπότε δεν έχει σημασία αν υποβάλλονται σε παρακράτηση λογαριασμού.

Τώρα, εάν διαβάσετε προσεκτικά τις προσεγμένες εκτυπώσεις στις οδηγίες W-9, φαίνεται ότι υποδηλώνουν ότι οι περισσότεροι άνθρωποι δεν υποχρεούνται να υπογράψουν τη φόρμα αυτή καθόλου. Γενικά απαιτείται να υπογράφετε μόνο εάν το IRS σας έχει ειδοποιήσει ότι παρείχατε προηγουμένως εσφαλμένο TIN. Ωστόσο, εκτός από τις τεχνικές, το πρόσωπο που σας ζήτησε να συμπληρώσετε το έντυπο W-9 θα το θεωρήσετε ατελές ή άκυρο αν δεν το έχετε υπογράψει και καλή τύχη προσπαθώντας να τα πείσετε διαφορετικά.

Επιστροφή της φόρμας

Επιστρέψτε το συμπληρωμένο έντυπο W-9 στην επιχείρηση που σας ζήτησε να τη συμπληρώσετε. Στην ιδανική περίπτωση, θα το παραδώσετε αυτοπροσώπως για να περιορίσετε την έκθεσή σας στην κλοπή ταυτότητας, αλλά αυτή η μέθοδος συχνά δεν είναι πρακτική. Το ταχυδρομείο θεωρείται σχετικά ασφαλές. Εάν πρέπει να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη φόρμα, θα πρέπει να κρυπτογραφήσετε τόσο το έγγραφο όσο και το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και να ελέγξετε τριπλά ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη πριν στείλετε το μήνυμά σας. Δωρεάν υπηρεσίες είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο για να σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό, αλλά ελέγξτε τη φήμη τους πριν εμπιστευθείτε τα έγγραφά σας σε αυτά. (Για σχετική ανάγνωση, βλ. "Ο σκοπός της φόρμας W-9")