Τι είναι η παγίδα;
Μια προκαταβολή είναι ένας λογαριασμός σε μετρητά που εξαρτάται από μια επιχείρηση για να πληρώσει για μικρά, ρουτίνα έξοδα. Τα κεφάλαια που περιλαμβάνονται στις προκαταβολές αναπληρώνονται τακτικά, προκειμένου να διατηρηθεί ένα σταθερό υπόλοιπο. Ο όρος "προκαταβολή" μπορεί επίσης να αναφέρεται σε μια νομισματική προκαταβολή που δίνεται σε ένα άτομο για συγκεκριμένο σκοπό.
Βασικές τακτικές
- Το πάγιο αφορά έναν τύπο λογαριασμού μετρητών που διατηρείται από μια εταιρεία που χρησιμοποιείται για την πληρωμή μικρών παρεπόμενων δαπανών ή ρουτίνας. Ένα σταθερό υπόλοιπο λογαριασμού είναι εγκατεστημένο στον πάγιο προκαταβολών και επιστρέφεται όπως απαιτείται όταν αποσύρονται τα χρήματα για στοιχεία όπως μισθοδοσία, ταξίδια ή μικρά μετρητά. Λόγω της μικρής και σταθερής φύσης της, η οποία παρακολουθείται εύκολα, οι προκαταβολές αποθαρρύνουν μη εξουσιοδοτημένα ή πολυδάπανα έξοδα.
Πώς λειτουργεί το πακέτο
Ο πιο γνωστός τύπος πάγιων προκαταβολών είναι ένας λογαριασμός μικρών μετρητών, ο οποίος χρησιμοποιείται για την κάλυψη μικρότερων συναλλαγών όταν είναι ανέφικτη ή άβολη η περικοπή των επιταγών. Αυτοί οι λογαριασμοί διατηρούν ένα καθορισμένο ποσό μετρητών επί τόπου, το οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την επιστροφή των μισθωτών και την πληρωμή μικρών εξόδων. Τα μικρά χρηματικά ποσά συνήθως διαχειρίζονται οι θεματοφύλακες που παρακολουθούν το λογαριασμό και διανέμουν μετρητά στους εργαζόμενους, οι οποίοι με τη σειρά τους παρέχουν έσοδα από τις επιχειρήσεις.
Τα πάγια μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την κάλυψη μισθοδοσίας των εργαζομένων, τα μερίσματα, τα ταξίδια των εργαζομένων και τα επιδόματα. Αφού καταβληθούν αυτές οι εξερχόμενες δαπάνες, το κεφάλαιο επιστρέφεται κατά κανόνα από κεφάλαιο από τον κύριο τραπεζικό λογαριασμό της εταιρείας.
Τα πάγια απαγορεύουν τη χρήση μη εξουσιοδοτημένων δαπανών, επειδή τα κονδύλια προορίζονται για συγκεκριμένους σκοπούς. Κατά συνέπεια, οι πάγιες προκαταβολές πληρώνουν συνήθως τα ίδια χρήματα σε τακτική βάση, πράγμα που φέρνει ιδανικά το λογαριασμό σε σχεδόν μηδενικό υπόλοιπο, προτού αυτό αναπληρωθεί αυτόματα με το ίδιο καθορισμένο χρηματικό ποσό. Το σύστημα αυτό διευκολύνει την παρακολούθηση των εξόδων, τις διαφορές των σημείων σημαίας και τελικά την ανίχνευση απάτης.
Το σύστημα προκαταβολών
Το σύστημα παγίων προκαταβολών περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
- Ένα μικρό ταμείο ταμείο ιδρύεται, με ένα καθορισμένο ποσό των μετρητών. Αυτό καταγράφεται στο βιβλίο της εταιρείας. Κάθε δαπάνη που καταβάλλεται μέσω του μικρού ταμείου ταμείο πρέπει να τεκμηριώνεται με τα έσοδα. Το ταμείο αναπληρώνεται τακτικά με εισπρακτέες αποδείξεις για τη διατήρηση ενός σταθερού υπολοίπου. Το ταμείο παρακολουθείται στενά για τυχόν αποκλίσεις μεταξύ των αναμενόμενων μετρητών τεκμηρίωση) και τα πραγματικά μετρητά. Εάν υπάρχουν αποκλίσεις, διερευνούνται.
Το μέλλον των παγίων
Καθώς οι εταιρείες βασίζονται όλο και περισσότερο στις ηλεκτρονικές συναλλαγές, το σύστημα προκαταβολής παραμένει σταθερά μειωμένο. Συχνά είναι ευκολότερο να χρησιμοποιείτε μια πιστωτική κάρτα επιχείρησης παρά μια προκαταβολή, επειδή η πρώτη προσφέρει ηλεκτρονική τεκμηρίωση των συναλλαγών και δεν προκαλεί την ανάγκη αναπλήρωσης οποιωνδήποτε εξερχόμενων κεφαλαίων.
