ΟΡΙΣΜΟΣ της εγκυκλίου πληροφοριών
Μια ενημερωτική εγκύκλιος είναι ένα έγγραφο για τους μετόχους μιας εταιρείας, το οποίο περιγράφει σημαντικά θέματα στην ημερήσια διάταξη κατά την ετήσια συνεδρίαση των μετόχων ή σε ειδική συνεδρίαση των μετόχων. Η εγκύκλιος πληροφόρησης απαιτεί επίσης ψήφο πληρεξουσίου και παρέχει διαδικασίες για την ψηφοφορία σε βασικά ζητήματα.
Κάποιοι αποκαλούν μια ενημερωτική εγκύκλιο μια «Ενημερωτική Εγκύκλιο Διαχείρισης», μια «Ενημέρωση για την Ετήσια Συνάντηση των Μετόχων» ή μια «Ειδοποίηση Ειδικής Συνέλευσης των Μετόχων».
ΔΙΑΔΡΟΜΗ Πληροφοριών Εγκύκλιος
Η εγκύκλιος πληροφόρησης μπορεί να καλύπτει θέματα όπως η εκλογή του Διοικητικού Συμβουλίου, πιθανές συγχωνεύσεις και εξαγορές ή η ανάγκη για νέα χρηματοδότηση. Το παρόν έγγραφο λειτουργεί ως "heads up" στους μετόχους που σχεδιάζουν να παρευρεθούν στην ετήσια συνάντηση, προετοιμάζοντάς τους να συζητήσουν μείζονα ζητήματα και να ψηφίσουν με βάση την κατεύθυνση της εταιρείας. Παρέχει επίσης βασικές πληροφορίες στους μετόχους που δεν θα συμμετάσχουν στην ετήσια συνεδρίαση.
Τον Μάιο του 2018, η Brookfield Asset Management διανέμει ενημερωτική εγκύκλιο πριν από την ετήσια συνεδρίαση των μετόχων της. Βασικά στοιχεία που συζητήθηκαν ήταν:
- Οι ενοποιημένες οικονομικές καταστάσεις της εταιρίας για τη χρήση που έληξε στις 31 Δεκεμβρίου 2017 (συμπεριλαμβανομένης της έκθεσης του εξωτερικού ελεγκτή) Η εκλογή νέων διευθυντών, οι οποίοι θα υπηρετούν για ετήσιο χρόνο Ο διορισμός νέου εξωτερικού ελεγκτή, και την αποζημίωση για αυτό το ρόλο Η εξέταση και η πιθανή έγκριση ενός συμβουλευτικού ψηφίσματος για την αποζημίωση των εκτελεστικών μελών Η εξέταση και η ενδεχόμενη έγκριση μιας τροποποίησης στο σημερινό σχέδιο αποθεματικού με αποπληρωμή
Ενημερωτική Εγκύκλιος και Ετήσια Συνέλευση των Μετόχων
Για τις μεγαλύτερες εταιρείες, η ετήσια σύνοδος των μετόχων είναι συνήθως η μόνη φορά κατά τη διάρκεια του έτους κατά την οποία οι μέτοχοι και τα στελέχη αλληλεπιδρούν. Πολλά κράτη απαιτούν από τις δημόσιες και ιδιωτικές εταιρείες να διοργανώνουν ετήσια συνέλευση των μετόχων (επίσης καλούμενες ετήσιες γενικές συνελεύσεις ή Ετ.Γ.Σ.) παρόλο που οι κανόνες τείνουν να είναι αυστηρότεροι για τις εταιρείες που διαπραγματεύονται στο χρηματιστήριο. Εάν μια επιχείρηση πρέπει να επιλύσει ένα πρόβλημα μεταξύ ετήσιων γενικών συνελεύσεων, μπορεί να καλέσει έκτακτη γενική συνέλευση.
Η ενημερωτική εγκύκλιος είναι κρίσιμη για την προετοιμασία των μετόχων σε θέματα που θα συζητηθούν.
Υπάρχουν διατάξεις που αναφέρουν λεπτομερώς κατά πόσο εκ των προτέρων οι μέτοχοι πρέπει να λαμβάνουν ειδοποίηση για το πού και πότε θα διεξαχθεί η Ετήσια Γενική Συνέλευση και πώς θα ψηφίσουν με πληρεξούσιο.
Στις περισσότερες δικαιοδοσίες, η Ετ.Γ.Σ. πρέπει να συζητήσει τα ακόλουθα θέματα από το νόμο:
- Πρακτικά της Ετήσιας Γενικής Συνέλευσης (η οποία πρέπει να παρουσιαστεί και εγκριθεί) Ετήσιες οικονομικές καταστάσεις (οι οποίες παρουσιάζονται στους μετόχους για έγκριση) Επικύρωση των πράξεων των διευθυντών (στις οποίες οι μέτοχοι εγκρίνουν τις αποφάσεις του διοικητικού συμβουλίου από το προηγούμενο έτος, πληρωμή μερισμάτων) Εκλογή του διοικητικού συμβουλίου για το προσεχές έτος
